Главные цели создания
автоматизации казначейства, как правило, улучшение платежеспособности компании, снижение рисков кассовых разрывов и более рациональное использование денежных средств. Компания может создать казначейство (расчетный центр) как отдельное подразделение либо делегировать соответствующие функции определенной группе сотрудников ФЭС. И в том и в другом случаях потребуется структурировать денежные потоки, регламентировать основные процессы: прохождение заявок на расходы, планирование поступлений, формирование платежного календаря, а также определить место казначейства в оргструктуре компании.
При создании казначейства не обойтись без автоматизации, она позволит избежать бумажной волокиты, четко регламентировать процедуру согласований и утверждений заявок на расходование денежных средств, и не допустить кассовых разрывов.
На основе нашего опыта мы создали универсальную подсистему для автоматизации казначейства –
«ИТАН: Управление денежными средствами», которая позволяет: настроить любой вид план-заявки и маршрут ее согласования, учитывая особенности планирования и контроля над движением денежных средств, и наглядно вывести данные в отчет «Платежный календарь», которые позволяет проанализировать баланс денежных средств на каждый день.
При внедрении системы управления денежными потоками у Заказчиков, мы обязательно учитываем:
- Состав ЦФО, по которым формируются и контролируются лимиты денежных средств;
- Участников процесса, то есть сотрудников компании, выступающих в роли инициаторов платежей, контролеров выполнения внутренних регламентов, акцептантов;
- Обязанности и полномочия каждого участника бизнес-процесса, в частности по определению платежных лимитов, и ответственных за принятие решений по тем или иным платежам;
- Временной график прохождения платежей, для установления сроков и последовательности прохождения заявок на оплату.
Внедрение автоматизированной системы оперативного управления денежными потоками обеспечивает:
- Централизацию управления денежными средствами компании в единой информационной системе;
- Предоставление руководству полный контроль над денежными средствами и исключает риск несанкционированного расходования средств.
- Отслеживание наличия средств на банковских счетах, контроль сбора и согласования заявок на оплату;
- Соблюдение лимитов при осуществлении платежей, формирование платежных поручений и их передачу через систему «банк-клиент».
