ИТАН "Управление договорами" для автоматизации управления договорами.

Подсистема «ИТАН: Управление договорами» предназначена для управления входящими и исходящими внешними договорами предприятия: планирования договоров, учета договоров и их выполнения и контроля договора: по бюджету, срокам, обязательствам, платежам. Автоматизация управления договорами снимает значительную часть нагрузки со штатного персонала предприятия. Кроме того, автоматизация управления договорами актуальна для руководящего состава, позволяя в любое время видеть этапы реализации договоров.

Основные поля договора

Общие сведения о договоре: номер внутренний, дата, внешний номер договора.
Контрагент.
Предмет договора.
Условия оплаты и поставки.
Сроки действия договора (в том числе, изменяемые дополнительными соглашениями).
Статус договора: проект, согласован, отклонен, подписан, исполнен, закрыт, архив.
Центр ответственности (подразделение).
Ссылка на директорию с договором.
Таблица с указанием планируемых сроков, сумм оплат и начислений по договору.
Раздел «Документы» с перечнем документов и датой их фактического предоставления.

Возможности подсистемы «Управление договорами»

Проверка на бюджетные лимиты БДДС каждого договора - управление договорами программа позволяет регулировать установленные лимиты.
Формирование графиков оплаты (автоматизация управления договорами предполагает регистрацию в платежном календаре) в соответствии с условиями договора.
Автоматизация управления договорами производит формирование заявок на платежи из строк оплат договора.
Номенклатурная спецификация договора.
Контроль сроков исполнения договора, в виде отчетности и напоминаний.
Автоматизация договоров производит отбор и сортировку по реквизитам журнала договоров.
Формирование позиций оплат по начислениям, и наоборот.

Отчетность по Договорам

Формирование реестра договоров по различным параметрам договора (статус, сумма, аналитика)
Получение истории договорной деятельности по договору, доп. соглашениям (по версиям договора и соглашений).
Анализ исполнения статей бюджета по договорам и соглашениям. Расшифровка бюджета.
План-факт обязательств по договорам (начисления, оплаты, задолженность).
Анализ доходов и расходов по договорам.

Архитектура подсистемы

Концепция подсистемы «ИТАН: Управление договорами» представлена на рисунке 1.

Рисунок 1. Концепция подсистемы «ИТАН: Управление договорами»

Описание объектов подсистемы «ИТАН: Управление договорами»

Справочник «Виды аналитик договоров»

Справочник «автоматизация управления договорами» определяет используемые виды аналитических признаков подсистемы «ИТАН: Управление договорами», программа использует 8 системных признаков (контрагент, проект, ЦФО и т.п.) и 12 произвольных (направление деятельности, куратор договора и т.п.).

Рисунок 2. Справочник «Виды аналитик договоров»

Рисунок 3. Справочник «Виды аналитик договоров»

Справочник «Состояние договоров»

Выполняя управление договорами, программа может назначать возможные статусы документа «Часть договора». Автоматизация управления договорами позволяет присваивать им следующие статусы: проект, согласован, отклонен, подписан, исполнен, закрыт, архив.

Рисунок 4. Справочник «Состояние договоров»

Справочник «Виды договоров»

Виду договора соответствует аналитическое обеспечение, автоматизация управления договорами при этом определяет предмет обмена между сторонами договора (обязательства – деньги; деньги – товар; деньги – деньги и т.д.).

Рисунок 5. Справочник «Виды договоров»

Документ «Договор»

Документ «Договор» определяется видом договора. Состоит из частей договора, первая из которых основная, описывает главную часть договора, и его условия.

Рисунок 6. Документ «Договор»

Рисунок 7. Документ «Договор»

Документ «Часть договора»

Документ «Часть договора» регистрирует основные условия договора: аналитику договора, сумму, сроки, предмет договора, пункты договора, и ссылку на внешние файлы с договором – без этого невозможна автоматизация управления договорами.

Рисунок 8. Документ «Часть договора»

Рисунок 9. Документ «Часть договора»

Справочник «Пункты договора»

Справочник, подчиненный документу «Часть договора», определяющий сроки начала, предметную и финансовую характеристику, в виде набора позиций.

Рисунок 10. Справочник «Пункты договора»

Справочник «Позиции договора»

Подчинен «Пункту договора». Определяется в зависимости от предмета договора. Набор позиций представлен в виде спецификации. Спецификация - набирается автоматически позициями договора одного вида, без этого невозможна автоматизация управления договорами. Для позиции пункта договора в объектах учетной системы определяется ее аналитика, например: номенклатура, Статья, ЦР и ЦО.

Рисунок 11. Справочник «Позиции договора»

Рисунок 12. Справочник «Позиции договора»

Рисунок 13. Справочник «Позиции договора»

Рисунок 14. Справочник «Позиции договора»

Регистр «Данные договора»

Автоматизация управления договорами также включает в себя регистр - хранит актуальные данные о позициях договора, и используется для построения различной отчетности.

Рисунок 15. Регистр «Данные договора»

Регистрация данных договоров в платежном календаре

После настройки регистрации документов «ИТАН: Управление договорами» в подсистеме «ИТАН: Управление денежными средствами» по каждому документу «Часть договор» создается документ «Платежный ордер», который регистрирует плановые оплаты и фактические платежи для построения платежного календаря, и планирования платежей на предприятии – это максимально полная автоматизация управления договорами

Рисунок 16. Регистрация данных договоров в платежном календаре

Рисунок 17. Отчет «Платежный календарь» с учетом договоров

По сформированным данным на основании договоров можно построить отчет об исполнение бюджета ДС.

Рисунок 18. Отчет «Исполнение бюджета ДС» с учетом договоров

Отчет «Реестр договоров»

Отчет реестр договоров показывает общую картину по всем договорам. Позволяет анализировать структуру договорных отношений предприятия, по аналитике, статусам, срокам, сумме и бюджету.