Регламент БДДС

Бюджет движения денежных средств (БДДС) является одним из основных инструментов финансового бюджетирования, изначально предназначенным для управления платежеспособностью и ликвидностью предприятия. Ведь современная компания ни в коем случае не должна допускать возникновения дефицита финансов. Также надо следить и за тем, чтобы не возникало неиспользуемого переизбытка денежной массы, поскольку средства всегда должны работать, принося организации прибыль за счет успешных финансовых операций – с этим может помочь формирование БДДС в 1С.

При проведении консолидации БДДС нужно выстроить такой регламент, который бы позволил добиться максимально возможной определенности и точности выплат и поступлений денежных средств. В первую очередь такое формирование БДДС из 1С важно для предприятий, испытывающих проблему с ликвидностью и нехватку финансов.

Бюджетный регламент представляет собой совокупность внутренних документов и приказов компании, в которых описывается бюджетный процесс.

На многих отечественных предприятиях бюджетный регламент фактически заменяет собой приказ, в котором фиксируются сроки создания, утверждения и анализа бюджетной документации, где ведение БДДС и формирование БДДС из 1С может использовать комплект шаблонов данных документов. Другие регулирующие бюджетный процесс правила часто оговариваются в устной форме, исключая полноценное формирование БДДС из 1С.

Современные условия ведения бизнеса требуют, чтобы в каждой компании был сформирован собственный бюджет движения денежных средств, а также создан регламент БДДС. Кроме того, в работе необходимо использовать и платежный календарь, детализирующий движение денежных потоков по периодам с точностью до одного дня. Данный инструмент необходим для ежедневного оперативного управления финансовыми средствами.

Особенности бюджета движения денежных средств

БДДС считается наиболее важным и, пожалуй, самым закрытым бюджетом, поскольку информация о движении финансовых потоков является принципиально значимой для успешного ведения бизнеса. Также БДДС, в отличие от БДР и ББЛ, цифры в которых могут определяться учетной политикой компании, может зависеть и от используемых на предприятии финансовых схем.

Еще одним отличием данного вида бюджета, которое необходимо отметить, является тот факт, что в организации могут быть выплаты и поступления, знают о которых только финансовый и генеральный директор. В БДР и ББЛ они специально не выделяются, но в БДДС ситуация другая. Вот почему в некоторых организациях формирование БДДС из 1С выполняет руководитель финансовой службы, и он же ставит последнюю точку в бюджете движения денежных средств ставит руководитель финансовой службы, поскольку лишь он в курсе всех финансовых схем, задействованных в компании, если рассматривать ведение БДДС. Из этого следует, что финансовый директор не может поручить формирование БДДС из 1С рядовым сотрудникам, его нагрузка увеличивается, и остается меньше времени на осуществление других рабочих функций, дополняющих формирование БДДС из 1С. Вот почему необходимо разработать регламент БДДС, оптимально отвечающий выполнению бизнес-задач компании, и вовремя производить формирование БДДС из 1С и дальнейшее ведение БДДС.

Целью регламента является упорядочивание действий участников бюджетного процесса в сфере планирования, анализа и контроля исполнения бюджета ДДС, а также точное описание важных компонентов системы.

Задачи регламента БДДС

Регламент определяет состав необходимых для формирования бюджета данных, а также порядок их получения, принципы обработки и учета плановой и отчетной документации, права и обязанности всех участников бюджетного процесса на предприятии.

Согласно положению регламента, ответственным за организацию работы является финансовый директор компании. В его обязанность входит обеспечение неукоснительного выполнения регламентированных процедур всеми службами и подразделениями, а также сотрудниками организации.

Соблюдение регламента бизнес-процесса бюджетирования обязательно к исполнению всеми, кто в нем указан.

Исполнение процедур может выступать в качестве одного из критериев оценки работы всего подразделения.

Основные функции бюджетирования ДДС:

• Ведение БДДС – это точное прогнозирование будущего финансового положения компании;
• эффективный контроль над расходами;
• оптимизация использования денежных ресурсов;
• обеспечение непрерывного финансирования основной и инвестиционной деятельности организации;
• соблюдение конфиденциальности данных о перемещении финансов внутри компании;
• ведение БДДС – это контроль над достижением плановых показателей путем сопоставления запланированных и фактических результатов ДДС;
• определение личной ответственности сотрудников за исполнение бюджета;
• возможность передачи полномочий формирования и корректировки бюджета;
• оперативная и стратегическая корректировка целей компании на основе проведения ретроспективного анализа бюджета.

С целью увеличения эффективности функционирования системы бюджетирования предусмотрено использование матричного принципа распределения ответственности путем планирования как по горизонтали (т.е. по бюджетным статьям), так и по вертикали (по ЦФО – центрам финансовой ответственности).

Методология регламента БДДС

• Планирование движения денежных средств (план на год и план на месяц):
  1. процесс заполнения и проведения бюджетов центров финансовой ответственности;
  2. осуществление оптимизации плана движения денежных средств с ликвидацией кассовых разрывов;
  3. проведение согласования плана движения финансовых средств в разрезе центров финансовой ответственности с их руководством;
  4. утверждение генерального и операционных бюджетов для ЦФО.
• Платежи и текущий контроль:
  1. формирование и проведение реестра входящих платежей и контроль соответствия существующих платежей дневному и месячному плану;
  2. составление и проведение реестра исходящих платежей и контроль соответствия реальных платежей дневному и месячному плану.
• Прогнозирование
Является инструментом предоставления данных, связанных с возможными вариантами развития финансовой ситуации в компании, с использованием планов, а также реальных поступлений и затрат денежных средств. Прогнозирование можно считать процессом моделирования будущего финансового положения на предприятии, основанным на плановых и фактических показателях.

При прогнозировании выбирается базовый период: время, при выборе которого учитываются данные, полученные с начала месяца или года по фактическим движениям, дальше – от последующего за базовой датой числа или месяца до конца месяца или года уже по плановым движениям. Удобнее в качестве базовой даты использовать последний период, по которому уже заполнен факт. Основной задачей прогнозирования на месяц является возможность предвидеть снижение денежных остатков от плана или в результате возникновения кассовых разрывов. Прогноз на год обычно корректируют в конце каждого месяца.

Контроль

План-факт анализ – сопоставление запланированных и фактических показателей с оценкой и анализом обнаруженных отклонений.

Для того, чтобы система бюджетирования компании в целом и формирование БДДС в 1С в частности стали эффективным инструментом управления, их необходимо формировать с учетом специфики бизнес-процессов и в рамках общей стратегии развития предприятия.