15.07.2020

Как вести платежный календарь в 1С

Как вести платежный календарь в 1С

Оперативное управление финансовыми средствами компании (включая финансовое планирование в 1С), составление графиков платежей и контроль их своевременного выполнения помогает осуществлять платежный календарь 1С, график платежей, график оплаты и настроенная автоматизация платежей в 1С. Создать платежный календарь в 1С можно в автоматическом режиме с использованием информации о будущей оплате, которая должна поступить от заказчиков, предусмотренных выплатах контрагентам, поступлениях денег, а также информация в 1С ЕРП платежный календарь приходит на основании статей расходов, здесь же будет производиться согласование платежей в 1С и финансовое планирование в 1С. Вручную осуществлять финансовое планирование и вести платежный календарь не представляется возможным ввиду огромного количества совершаемых на предприятии финансовых операций – куда проще и оперативнее внедрить автоматизированное финансовое планирование в 1С: гибкой и легконастраиваемой системе. Далее мы рассмотрим, в чем заключается эффективность платежного календаря и как осуществляется его формирование.


1С платежный календарь нужен для:

  • платежный календарь в 1С используется для анализа данных об имеющихся остатках финансов, платежный календарь 1С отражает согласование платежей, данные о готовящихся приходах и затратах;
  • платежный календарь в 1С комплексная автоматизация нужен для принятия верных решений о движении денег между кассами и счетами;
  • платежный календарь в 1С нужен для определения необходимости изыскания дополнительных финансов;
  • обеспечения финансами заявок для осуществления бизнес-деятельности (все заявки на расходование денежных средств в 1С 8.2 сохраняются в календаре); 
  • платежный календарь в 1С используется для оформления заявок на перемещение денег внутри предприятия;
  • согласования заявок через платежный календарь 1С с учетом сроков оплаты и источников финансов (в 1С платежный календарь позволяет выбирать банковские счета или касса);
  • также платежный календарь в 1С нужен для подачи заявки на кредитный продукт.

Когда формируется платежный календарь 1С 8.2 или платежный календарь в 1С 8.3 Бухгалтерия, сразу же происходит проверка того, можно ли его будет выполнить, а именно – хватает ли денег для осуществления всех поставленных бизнес-задач. Это выгодное для предприятия в 1С финансовое планирование, которое гарантирует платежный календарь в 1С 8.3 Бухгалтерия.

Функция ведения платежного календаря в 1С включена в следующие типовые конфигурации:

  • 1С платежный календарь «Бухгалтерия предприятия 8.3»
  • платежный календарь 1С «Управление производственным предприятием»
  • платежный календарь 1С «Комплексная автоматизация»
  • платежный календарь 1С «ERP: Управление предприятием»
  • «Управление небольшой фирмой»
  • Также платежный календарь 1С входит в «Управление торговлей»

Также можно вести платежный календарь в 1С 8.3 Бухгалтерия и в 1С:Управление холдингом

Как формировать платежный календарь 1С 8.3?

В 1С платежный календарь составляется в пять основных этапов. На каждом из них необходимо адаптировать, настраивать модуль Платежный календарь в 1С 8.3 Бухгалтерия с учетом специфики деятельности предприятия.

План платежей в 1С 8.3. В 1С платежный календарь формируют, составляя перечень расходов и распределяя их по нескольким статьям (платежный календарь 1С может учитывать расчеты с поставщиками, кредиты, налоги, заработная плата и другие). Для каждого типа платежей в 1С платежный календарь должен определять источник оплаты (расчетный счет, касса), также платежный календарь в 1С 8.3 Бухгалтерия должен назначить ответственного сотрудника и порядок согласования платежа.

План поступлений. Платежный календарь в 1С позволяет учитывать предстоящие поступления с внесением расширенных данных. По каждому поступлению (или типу поступления) платежный календарь 1С имеет такие параметры, как сумма, ожидаемая дата, источник. Если точные даты неизвестны, в платежный календарь в 1С можно внести данные об ожидаемом периоде с последующей корректировкой плана. В 1С платежный календарь (платежный календарь в 1С 8.3 Бухгалтерия) позволяет выполнять анализ поступлений используется для оптимизации процесса платежей и погашения обязательств. Их распределяют во времени так, чтобы не допустить дефицита денежных средств, которые будет отслеживать в 1С платежный календарь. При этом ведение платежного календаря позволяет определять минимально необходимый остаток денежных средств на конец дня, недели, месяца, квартала платежный календарь 1С (так называемый 1С график платежей) можно использовать и для любого другого периода, который задан в 1С платежный календарь.

Регламент платежей. Это — набор правил, по которым платежи проходят разработку, согласование, исполнение. Он описывает весь процесс выплат, от формирования заявки на расходование денежных средств в 1С до ее утверждения. Заявка на исполнение платежа может проходить несколько этапов обработки (разработка, подача в заданный срок, согласование с ответственными сотрудниками, рассмотрение ответственным лицом, утверждение, сроки исполнения). Использование регламента повышает платежную дисциплину. Таким образом, используемый в 1С платежный календарь позволяет сделать процесс исполнения платежей прозрачным и прогнозируемым.

Очередность выплат. Платежный календарь в 1С 8.3 Бухгалтерия позволяет определять ее, устанавливая приоритет исполнения для каждой статьи расходов или типа платежей. На приоритет могут влиять определенные договором с контрагентом сроки перечисления, установленные законодательством нормы, утвержденный порядок расчетов с получателями платежей. Платежный календарь 1С обычно формируют, распределяя выплаты на обязательные и второстепенные. К обязательным платежам относят налоги, выплаты по кредитам, заработную плату, расчеты с поставщиками. К второстепенным относят текущие выплаты с низким приоритетом, сроки исполнения по которым могут быть смещены (перечисление дивидендов акционерам, погашение реструктуризированной задолженности и др.). Устанавливать приоритеты платежей желательно, основываясь на данных финансового анализа. При этом платежный календарь в 1С можно вести, дополнительно формируя правила и ограничения (например, очередность устанавливают так, чтобы имеющихся на начало дня средств хватало на исполнение запланированных выплат).

Отражение информации. Расходы и поступления вносят в платежный календарь 1С. Для этого желательно использовать автоматический обмен данными с модулем Казначейство или другими подсистемами — это повысит точность информации. Периодически выполняют анализ платежного календаря, контролируют, соблюдаются ли заданные в 1С графики оплаты, есть ли отклонения или ошибки, по какой причине они появились.

Платежный календарь 1С упрощает управление ликвидностью предприятия, снижает риск появления кассовых разрывов, позволяет точно прогнозировать движение денежных средств и эффективно управлять им. Все поступления и каждая заявка на расход денежных средств в 1С строго контролируются.


1С платежный календарь в «ERP: Управление предприятием 2»

В данной конфигурации платежный календарь в 1С (подразумевается платежный календарь в 1С Бухгалтерия) организован как удобное в использовании рабочее место, платежный календарь 1С ERP идеально приспособленное для создания документов и отчетов и проведения анализа результатов хозяйственной деятельности компании, используя графики оплаты в 1С ERP. Функциональной особенностью платежного календаря 1С является то, что платежный календарь в 1С ERP позволяет выполнять эффективное планирование поступления и расходов финансовых средств на краткосрочный период, также через график платежей 1С можно своевременно выявлять возникновение кассовых разрывов.

В целом платежный календарь в 1С 8.3 Бухгалтерия или платежный календарь в 1С Торговля остается по своей сути аналитическим отчетом, в котором отражаются приходы, расходы и остатки денежных средств. Их можно группировать по видам, (используя в 1С графики оплаты, включая графики платежей в УХ 1С) – безналичным и наличным – и по местам, где они размещаются – определенным счетам или в кассе предприятия. В 1С платежный календарь может обеспечивать списание средств, управление ими на различных счетах и в кассе или выполнять их перемещение с целью ликвидации кассовых разрывов непосредственно с помощью его интерфейса. Важным преимуществом 1С платежного календаря признается присутствующая в нем возможность детализации данных до первичного документа – этим платежный календарь 1С (включая 1С ERP платежный календарь) отличается от других финансовых инструментов.


Настройка платежного календаря в 1С

В «1С ERP: Управление предприятием 2» работать с ним станет можно после того, как будет установлен такой параметр ведения заявок на расходование денежных средств. Для его активации нужно установить флажок в соответствующем пункте меню в интерфейсе «НСИ и администрирование/Настройка НСИ и разделов/Казначейство».

После этого уже можно будет пользоваться в 1С платежным календарем. Для этого нужно в «Казначействе» выбрать пункт планирования и контроля денежных средств, чтобы увидеть нужный пункт меню.

Внешний вид модуля 1С Платежный календарь можно настроить, чтобы он более полно соответствовал бизнес-задачам организации. По умолчанию заявки располагаются в левой части экрана, сам календарь – в правой. Кнопка «Вид» позволяет изменить данный режим: показывать вместо заявок и платежного календаря платежи либо исключительно один список заявок.

Второй из перечисленных вариантов, по мнению многих пользователей, более удобен, потому что так можно получать доступ к документам, регламентирующим получение и расход денежных средств. Можно произвести настройку платежного календаря на определенное количество дней, для которых будет осуществляться планирование. Также можно выбрать нужного поставщика или клиента и отбор по определенному счету либо кассе.

Кнопка «Еще» открывает выпадающее меню, с помощь которого можно регулировать видимость строк календаря. Пользователь может установить видимость несогласованных заявок на расходование финансов, прихода денег в разрезе расчетной документации, расходов, произведенных независимо от заявок. Также можно будет выбрать тип валюты регламентированного либо управленческого учета, установить дату планирования и отключить видимость выходных дней.

В левой части экрана можно увидеть список расчетных счетов предприятия (в случае, если не был включен отбор по конкретному счету). Отчет демонстрирует приходы, расходы, остатки и итоговую сумму. Здесь же можно найти просроченные задолженности и планируемые движения денежных средств по дням. При переключении активности календарных ячеек внизу таблицы начнет меняться и перечень документов, объясняющих списания, поступления и задолженности.


Ведение платежного календаря в «1С: Управление торговлей»

В более поздних версиях конфигурации появились новые функции, облегчающие финансовое планирование. Чтобы начать работу с календарем, в разделе администрирования нужно выбрать пункт организаций и денежных средств и поставить флажок в пункте «Заявки на расходование денежных средств». В более ранних редакциях программы он находится в разделе казначейства. Здесь же можно определить контроль лимитов по компании в целом либо по ее отдельным подразделениям. После этого появится раздел планирования денежных средств (либо «Казначейство»).

Заявка на расходование денежных средств в 1С является основным документом для осуществления оперативного контроля за движением финансовых средств в программе. Очень важно правильно выбрать его операцию, потому что это определит статью движения денежных средств. Удобство программы состоит еще и в том, что она сама может подсказать, какая статья нужна, для заявки на расходование денежных средств в 1С. Для этого может использоваться фильтрация статей на основании выбранной операции.

При включенном лимите при его превышении проведение документа окажется заблокированным. Для утверждения подобной заявки необходимо либо установить флажок в пункте «Сверх лимита», либо повысить сам лимит по выбранной статье (задается в «Лимитах расхода денежных средств»). Следует помнить о том, что период устанавливается на дату будущей оплаты, а не на время создания заявки.

Статусы заявок на расход денежных средств:

  • «Согласована»
  • «Не согласована»
  • «Отклонена»
  • «К оплате»

Список несогласованных заявок содержится в журнале заявок на расходование денежных средств к согласованию, чего требует автоматизация платежей в 1С. Утверждение заявок возможно непосредственно из этого перечня, что особенно удобно, осуществляя финансовое планирование в 1С.

Также, в отличие от более старых редакций платежных календарей, новые функции, которые включает финансовое планирование в 1С, позволяют формировать документ на перемещение либо планируемое поступление финансовых средств непосредственно из отчета, чего не позволяла в прошлом автоматизация платежей в 1С. Используя платежный календарь в 1С, комплексная автоматизация учитывает каждую заявку на расходование и дает возможность ее корректировки, что довольно удобно для пользователей в плане оперативного изменения информации.

Для ликвидации кассовых разрывов, которые возможны при финансовой деятельности предприятия, следует верно выбирать статьи движения денежных средств и даты их прихода, чтобы автоматизация платежей в 1С и согласование платежей в 1С происходили корректно, когда выполняется финансовое планирование в 1С. После того, как документ ожидаемого поступления финансов проведен, платежный календарь мгновенно меняется, демонстрируя, что кассового разрыва больше нет – проводится полное финансовое планирование в 1С. Таким образом, заполняя платежный календарь в 1С, комплексная автоматизация проводится по всем параметрам. В 1С автоматизация производится интуитивно понятно, пользователям не требуется длительное и сложное обучение для освоения основных инструментов системы.

Помимо документов, регламентирующих плановое поступление или перемещение средств, когда осуществляется автоматизация платежей в 1С, в календаре можно создавать платежную документацию, выбирая требуемую заявку либо документ на поступление денежных средств, выполняя финансовое планирование в 1С. Внедряя платежный календарь в 1С, комплексная автоматизация будет настроена с учетом всех совершаемых финансовых операций предприятия, масштабов деятельности и специфики предприятия.

Специалисты компании ИТАН обеспечат детальное и поэтапное внедрение автоматизации платежей в 1С и реализуют платежный календарь в 1С на предприятии любого типа. Полная диагностика имеющейся на предприятии информационной системы с выявлением «серых» зон позволит предложить рекомендации по улучшению системы (включая в 1С графики оплаты) и максимальной автоматизации, автоматизация платежей в 1С дала реальный результат.

ИТАН – гибкое решение по финансовому управлению для среднего и крупного бизнеса!

Есть сомнения? Посмотрите таблицу сравнения.