Как вести платежный календарь в 1С

Как вести платежный календарь в 1С

Оперативное управление финансовыми средствами компании, составление графиков платежей и контроль их своевременного выполнения помогает осуществлять платежный календарь 1С. Он может быть создан в автоматическом режиме с использованием информации о будущей оплате, которая должна поступить от заказчиков, предусмотренных выплатах контрагентам, поступлениях денег, а также на основании статей расходов.


1С платежный календарь нужен для:

Когда формируется платежный календарь 1С, сразу же происходит проверка того, можно ли его будет выполнить, а именно – хватает ли денег для осуществления всех поставленных бизнес-задач.

Функция ведения платежного календаря в 1С включена в следующие типовые конфигурации:


Также можно вести платежный календарь в 1С:Управление холдингом.

Как формировать платежный календарь в 1С?

Составление платежного календаря выполняется в пять основных этапов. На каждом из них необходимо адаптировать, настраивать модуль с учетом специфики деятельности предприятия. 

План платежей в 1С. Его формируют, составляя перечень расходов и распределяя их по нескольким статьям (расчеты с поставщиками, кредиты, налоги, заработная плата и другие). Для каждого типа платежей необходимо определить источник оплаты (расчетный счет, касса), назначить ответственного сотрудника и порядок согласования платежа.

План поступлений. Платежный календарь в 1С позволяет учитывать предстоящие поступления с внесением расширенных данных. По каждому поступлению (или типу поступления) указывается сумма, ожидаемая дата, источник. Если точные даты неизвестны, возможно указание ожидаемого периода с последующей корректировкой плана. Анализ поступлений используется для оптимизации процесса платежей и погашения обязательств. Их распределяют во времени так, чтобы не допустить дефицита денежных средств. При этом ведение платежного календаря позволяет определять минимально необходимый остаток денежных средств на конец дня, недели, месяца, квартала или любого другого периода.

Регламент платежей. Это — набор правил, по которым платежи проходят разработку, согласование, исполнение. Он описывает весь процесс выплат, от формирования заявки до ее утверждения. Заявка на исполнение платежа может проходить несколько этапов обработки (разработка, подача в заданный срок, согласование с ответственными сотрудниками, рассмотрение ответственным лицом, утверждение, сроки исполнения). Использование регламента повышает платежную дисциплину, позволяет сделать процесс исполнения платежей прозрачным и прогнозируемым.

Очередность выплат. Ее определяют, устанавливая приоритет исполнения для каждой статьи расходов или типа платежей. На приоритет могут влиять определенные договором с контрагентом сроки перечисления, установленные законодательством нормы, утвержденный порядок расчетов с получателями платежей. Платежный календарь 1С обычно формируют, распределяя выплаты на обязательные и второстепенные. К обязательным платежам относят налоги, выплаты по кредитам, заработную плату, расчеты с поставщиками. К второстепенным относят текущие выплаты с низким приоритетом, сроки исполнения по которым могут быть смещены (перечисление дивидендов акционерам, погашение реструктуризированной задолженности и др.). Устанавливать приоритеты платежей желательно, основываясь на данных финансового анализа. При этом дополнительно формируют правила и ограничения (например, очередность устанавливают так, чтобы имеющихся на начало дня средств хватало на исполнение запланированных выплат).

Отражение информации. Расходы и поступления вносят в платежный календарь 1С. Для этого желательно использовать автоматический обмен данными с модулем Казначейство или другими подсистемами — это повысит точность информации. Периодически выполняют анализ платежного календаря, контролируют, соблюдаются ли заданные в 1С графики оплаты, есть ли отклонения или ошибки, по какой причине они появились.

Платежный календарь 1С упрощает управление ликвидностью предприятия, снижает риск появления кассовых разрывов, позволяет точно прогнозировать движение денежных средств и эффективно управлять им. Все поступления и каждая заявка на расход денежных средств в 1С строго контролируются.


 1С платежный календарь в «ERP: Управление предприятием 2» 

В данной конфигурации платежный календарь в 1С организован как удобное в использовании рабочее место, идеально приспособленное для создания документов и отчетов и проведения анализа результатов хозяйственной деятельности компании. Функциональной особенностью платежного календаря 1С является то, что он позволяет выполнять эффективное планирование поступления и расходов финансовых средств на краткосрочный период и своевременно выявлять возникновение кассовых разрывов.

В целом платежный календарь остается по своей сути аналитическим отчетом, в котором отражаются приходы, расходы и остатки денежных средств. Их можно группировать по видам – безналичным и наличным –  и по местам, где они размещаются – определенным счетам или в кассе предприятия. Непосредственно из данного инструмента финансового планирования возможно списывать средства, осуществлять управление ими на различных счетах и в кассе или выполнять их перемещение с целью ликвидации кассовых разрывов. Важным преимуществом 1С платежного календаря признается присутствующая в нем возможность детализации данных до первичного документа.


Настройка платежного календаря в 1С

В «1С ERP: Управление предприятием 2» работать с ним станет можно после того, как будет установлен такой параметр ведения заявок на расходование денежных средств. Для его активации нужно установить флажок в соответствующем пункте меню в интерфейсе «НСИ и администрирование/Настройка НСИ и разделов/Казначейство».

После этого уже можно будет пользоваться в 1С платежным календарем. Для этого нужно в «Казначействе» выбрать пункт планирования и контроля денежных средств, чтобы увидеть нужный пункт меню.

Можно произвести настройку внешнего вида календаря, чтобы он более полно соответствовал бизнес-задачам организации. По умолчанию заявки располагаются в левой части экрана, сам календарь – в правой. Кнопка «Вид» позволяет изменить данный режим: показывать вместо заявок и платежного календаря платежи либо исключительно один список заявок.

Второй из перечисленных вариантов, по мнению многих пользователей, более удобен, потому что так можно получать доступ к документам, регламентирующим получение и расход денежных средств. Можно произвести настройку платежного календаря на определенное количество дней, для которых будет осуществляться планирование. Также можно выбрать нужного поставщика или клиента и отбор по определенному счету либо кассе.

Кнопка «Еще» открывает выпадающее меню, с помощь которого можно регулировать видимость строк календаря. Пользователь может установить видимость несогласованных заявок на расходование финансов, прихода денег в разрезе расчетной документации, расходов, произведенных независимо от заявок. Также можно будет выбрать тип валюты регламентированного либо управленческого учета, установить дату планирования и отключить видимость выходных дней.

В левой части экрана можно увидеть список расчетных счетов предприятия (в случае, если не был включен отбор по конкретному счету). Отчет демонстрирует приходы, расходы, остатки и итоговую сумму. Здесь же можно найти просроченные задолженности и планируемые движения денежных средств по дням. При переключении активности календарных ячеек внизу таблицы начнет меняться и перечень документов, объясняющих списания, поступления и задолженности.


Ведение платежного календаря в «1С: Управление торговлей»

В более поздних версиях конфигурации появились новые функции, облегчающие финансовое планирование. Чтобы начать работу с календарем, в разделе администрирования нужно выбрать пункт организаций и денежных средств и поставить флажок в пункте «Заявки на расходование денежных средств». В более ранних редакциях программы он находится в разделе казначейства. Здесь же можно определить контроль лимитов по компании в целом либо по ее отдельным подразделениям. После этого появится раздел планирования денежных средств (либо «Казначейство»).

Заявка на расходование денежных средств в 1С является основным документом для осуществления оперативного контроля за движением финансовых средств в программе. Очень важно правильно выбрать его операцию, потому что это определит статью движения денежных средств. Удобство программы состоит еще и в том, что она сама может подсказать, какая статья нужна, путем фильтрации статей на основании выбранной операции.

При включенном лимите при его превышении проведение документа окажется заблокированным. Для утверждения подобной заявки необходимо либо установить флажок в пункте «Сверх лимита», либо повысить сам лимит по выбранной статье (задается в «Лимитах расхода денежных средств»). Следует помнить о том, что период устанавливается на дату будущей оплаты, а не на время создания заявки.

Статусы заявок на расход денежных средств:

Список несогласованных заявок содержится в журнале заявок на расходование денежных средств к согласованию. Утверждение заявок возможно непосредственно из этого перечня, что особенно удобно.

Также, в отличие от более старых редакций платежных календарей, новые функции позволяют формировать документ на перемещение либо планируемое поступление финансовых средств непосредственно из отчета.

Для ликвидации кассовых разрывов следует верно выбирать статьи движения денежных средств и даты их прихода. После того, как документ ожидаемого поступления финансов проведен, платежный календарь мгновенно меняется, демонстрируя, что кассового разрыва больше нет.

Помимо документов, регламентирующих плановое поступление или перемещение средств, в календаре можно создавать платежную документацию, выбирая требуемую заявку либо документ на поступление денежных средств.

Наши клиенты
Получите консультацию прямо сейчас

Нами собраны проверенные решения и технологии для внедрения эффективной системы бюджетирования на Вашем предприятии.
Своим опытом мы готовы поделиться со всеми клиентами. Обратитесь к нам, если вам нужна программа для управленческого учета и планирования, если нужно организовать финансовый учет в 1С.

Ко всем записям
Монитор внедрений