Разработчики "ИТАН" выпустили новую подсистему "ИТАН: Управление закупками". Данная подсистема решает задачи организация процесса управления закупками на крупных предприятиях

1 августа 2019

Пример применения учетной системы управление закупками, построенной на конфигурации «ИТАН: Управленческий баланс»

1. Описание концепции подсистемы ИТАН: управления закупками

Подсистема «Управления закупками», далее подсистема УЗ, предназначена для управления закупками.

Подсистема УЗ состоит из следующих блоков (функций):

Настройка подсистемы;
Учет закупок;
Контроль Закупок.

Часть функций подсистемы УЗ, связанных с бюджетированием, выполняется с помощью объектов подсистемы УБИ «Бюджетирование (БЮ)», в части получения плановых данных по закупкам. Итог работы подсистема УБИ «План закупок (ПЗ)» является создания договора в подсистеме УБИ «Управление договорами (УБИ).

Процесс работы с договором можно разбить на следующие этапы:

Подготовка плана закупок в бюджетировании;
Заполнения данных плана закупок из бюджетирования;
Формирования заявок на поставку;
Создание заявок на закупку;
Контроль закупок;
Корректировка по закупкам.
Создание и утверждение договоров по данным закупок.

2. Использование системы управления закупок

Объекты, используемые, в процессе управления УЗ сведены в подменю «Управление Закупками» меню «Упр. баланс /ИТАН/».

2.1 Штатные учетные действия по подсистеме управлению закупками

Управление закупками предполагает выполнение следующих учетных действий.

Учетное действие	Учетный документ (отчет, обработка)
Текущие действия
1. Формирование плана закупок.	- Документ«План закупок (УБИ)»;
2. Анализ плана закупок на выявления единого поставщика.	- Документ«Заявка на поставку(УБИ)»;
3. Анализ предложений поставщиков, оценка и выбор поставщиков.	- Документ«Заявка на закупку(УБИ)»;
Управления договорами (УБИ)
4. Подготовка и контроль договора.	- Документ«Договор (УБИ)»;

2.2 Подготовка документа плана закупок (УЗ).

Основным элементом системы является документ "План закупок (УБИ)". Документ отражает потребность в поставках товаров/услуг.

Доступ к плану закупок осуществляется через журнал (список) планов закупок.

В колонках журнала выводятся основные реквизиты плану закупок. Один из способов создание нового или редактирование ранее созданного документа– это использование кнопок навигации журнала.

При создании нового плана закупок будет создан новый план закупок.

В верхней части документа выводятся, номер и дата документа, наименования и в разрезе каких ЦО он будет формироваться.

Табличная часть отражает реквизит необходимые для планирования закупок.

Далее следует режим заполнения документа, который имеет два варианта.

- По кнопке добавить
- Заполнение по средствам сервиса загрузка из таблицы Excel.

При нажатии на кнопку Загрузить excel выводится дополнительное меню, в котором выбирается ЦО и непосредственно путь к файлу.

Пример формы таблицы Excel представлен ниже.

После загрузки дополняются поля при необходимости.

Внимание!!! поле ID закупки заполнять в обязательном порядке, по нему производится отбор строк при формировании списка выбора.

Под основной панелью располагаются реквизиты:

Комментарий - Комментарий к документу.
Ответственный - Ответственный за подготовку документа.
Описание - Описание к документу.

2.3 Подготовка документа заявка на поставку (УЗ).

Доступ к заявки на поставку осуществляется через журнал (список) заявок на поставку.

В колонках журнала выводятся основные реквизиты заявки на поставку.

Один из способов создание нового или редактирование ранее созданного документа – это использование кнопок навигации журнала.

При создании новой заявки на поставку будет создана новый документ.

В верхней части документа выводятся, номер и дата документа, наименования и поле контроля по единому поставщику.

Табличная часть заполняется списком доступных значений.

Далее следует режим заполнения документа

- Заполнение по средствам сервиса ввод на основании.

При нажатии на кнопку "Ввод на основании" формируется список выбора позиций.

По кнопке выбрать производится автоматическое заполнение полей заявки на поставку.

Создадим еще один документ с значением «Единый поставщик» Да.

В списке выбора позиций плана присутствует только две строчки. Данный список формирует строки исходя из ID закупки, если позиция была уже ранее выбрана в списке она будет отсутствовать.

Под основной панелью располагаются реквизиты:

Комментарий - Комментарий к документу.
Ответственный - Ответственный за подготовку документа.
Основание - На основании какого документа Заявка на поставку заполнена.

2.4 Подготовка документов заявка на закупку (УЗ).

Доступ к заявки на закупку осуществляется через журнал (список) заявок на закупку.

В колонках журнала выводятся основные реквизиты заявки на поставку. Один из способов создание нового или редактирование ранее созданного документа – это использование кнопок навигации журнала.

При создании новой заявки на закупку выводится дополнительное окно с выбором видов заявок.

Анализ предложений - Используется для отражения закупок при отсутствии

Единого поставщика.

Заявка на закупку - В случае если по закупке присутствует единый поставщик.
Заявка по специальным закупкам - Закупка не отражена в плане (Исключительный случай)

Рассмотрим заявку на закупку с видом Анализ предложений.

В верхней части документа присутствуют две закладки.

Основные - Данные по заявке на закупку
Визирование - Данные по визированию.

Также отображаются доп поля Количество, Цена,Сумма - это данные по плану закупок.

Табличная часть отражает реквизит используемые при анализе предложений.

Далее следует режим заполнения документа

- Заполнение по средствам сервиса ввод на основании.

При нажатии на кнопку "Ввод на основании" формируется список выбора позиций с дополнительным условие, значение "Единый поставщик" "Нет".

По кнопке выбрать производится автоматическое заполнение полей заявки на закупку. Заявка является конкурсной, автоматически создаются три строчки.

Так как по этой закупке нет "Единого поставщика" производится конкурсный выбор поставщика. Победитель выбирается по итогам согласования.

После утверждения заявки на закупку автоматически создается Договор (УБИ).

Далее рассмотри заявку с видом Заявка на закупку

В верхней части документа присутствуют две закладки.

Основные - Данные по заявке на закупку
Визирование - Данные по визированию.

Табличная часть заполняется списком доступных значений.

Далее следует режим заполнения документа

- Заполнение по средствам сервиса ввод на основании.

При нажатии на кнопку "Ввод на основании" формируется список выбора позиций с дополнительным условие, значение "Единый поставщик" "Да".

По кнопке выбрать производится автоматическое заполнение полей заявки на закупку.

Далее аналогично предыдущей заявке производится согласование при утверждении создается Договор (УБИ).

Отчет Анализ по закупкам.

Для анализа данный по Управлению закупок и Договорам используется отчет Анализ по закупкам.

Отчет условно разделен на две части и выделены разными цветами.

Левая часть отражает плановые данные по Управлению закупками.

Первая данные по договору (состояние договора).

Прикрепленные файлы.

Документ вида «Прикрепленные файлы (УБИ)» предназначен для хранения образов файлов разного формата, прикрепленных к документу информационной базы.

Вызов документа «Прикрепленные файлы (УБИ)» выполняется из меню данное меню присутствует во всех видах документов Управления закупок.

В форме документа доступны следующие реквизиты:

№. Порядковый номер файла.
Имя файла. Имя файла с расширением (признаком формата).
Размер (кб). Размер файла в килобайтах.
Сохранен. Дата и время сохранения файла.
Просмотр изображений. Признак вывода изображения в правой части формы.
Отправка на по почте. Признак отправки прикрепленного файла по почте при визировании.
Комментарий. Комментарий к прикрепленному файлу.