Проведение бюджетной кампании при формировании бюджета

После создания бюджетной модели в процессе формирования бюджета на будущий год следующим этапом становится проведение бюджетной кампании. К нему можно приступать после актуализации бюджетной модели, выявления участников процесса, определения целевых и макроэкономических показателей и составления календарного плана. Продолжительность бюджетной кампании обычно составляет от 1-го до 4-х месяцев и зависит от масштабов организации.

При ведении бюджета компании в системе бюджетирования 1С необходимо создать его версию на предстоящий год. При формировании бюджета с помощью MS Excel все необходимые для работы файлы должны быть предоставлены сотрудникам.

Участие подразделений в формировании бюджета на следующий год

Каждое подразделение формирует бюджет в пределах своей зоны ответственности, основываясь на целевых показателях и созданной бюджетной модели. Как правило, подразделения принимают участие в создании своих бюджетов, а также функциональных бюджетов для маркетинга, IT-службы, персонала и других.

Показатели будущего бюджета должны быть согласованы с руководством и переданы финансово-экономическому отделу, который проверит полученный бюджет на соответствии целевым параметрам и актуальность данных. Если будут выявлены отклонения, когда проведена в 1С актуализация бюджета, он может запросить разъяснения у компетентных лиц и обоснование причин их возникновения. Когда все подразделения предоставят необходимые для формирования бюджета сведения, должны быть созданы сводные бюджеты, а именно, бюджеты доходов, расходов и ДДС. Их также нужно сверить с целевыми параметрами. Облегчить рутинные задачи позволит внедрение системы бюджетирования с помощью программного решения от компании «ИТАН», при помощи которого в 1С актуализация бюджета будет занимать минимум времени.

В случае, если целевые параметры не будут достигнуты, финансово-экономический отдел должен проанализировать причины этого отклонения. В результате анализа необходимо выработать рекомендации, призванные оптимизировать бюджетные показатели. В их числе может быть предложение сократить затраты на конкретный процент или изменить входные расчетные параметры - стоимость готовой продукции, курс валют, объем производства или продаж и т.д.

В подразделения должны быть направлены запросы об изменении показателей бюджета. В случае, когда готовится несколько вариантов бюджета компании, в системе бюджетирования 1С необходимо создать сценарные условия для каждого из них и подготовить план мероприятий при реализации негативного сценария.

На основании второго этапа формирования бюджета финансово-экономический отдел должен сформировать сводный бюджет и сверить его с целевыми показателями. Если они не будут достигнуты, может быть принято решение о новой редакции бюджета либо об оставлении его текущей версии.

Процесс утверждения и доведения показателей бюджета на следующий год до подразделений

С целью защиты будущего бюджета должен быть собран специальный бюджетный комитет или комиссия, в состав которой могут входить представители акционеров, руководитель предприятия и его заместители по некоторым направлениям. На защиту выносится как сам бюджет, так и способы его реализации, и планы мероприятий в случае развития пессимистического сценария.

Также необходимо предоставить материалы, обосновывающие возможность исполнения подготовленного бюджета, данные о том, как бюджет был исполнен в прошлом году, и другую информацию. Бюджетная комиссия должна рассмотреть подготовленный бюджет, принять решение о величинах целевых показателей и об их корректировке, если это необходимо. Далее должна быть проведена в 1С актуализация бюджета.

Факторы, которые необходимо учитывать при формировании годового бюджета

• Натуральное планирование должно быть использовано как в стоимостном, так и в натуральном выражении, потому что планы в натуральных показателях дают возможность понять, как и на что что идут средства, и каким образом используемые ресурсы влияют на показатели бизнес-деятельности предприятия. Это поможет проявлять большую гибкость при сокращении расходов.
• В 1С актуализация бюджета – это способ формирования различных версий годового бюджета: пессимистичного, оптимистичного и реалистичного.
• При планировании расходов на обслуживание инфраструктуры, транспорта, помещений и других аспектов ведения бизнеса должны быть использованы определенные нормативы.
• Также необходимо заранее разработать мероприятия, помогающие компании выходить из сложных ситуаций и рассчитать на них бюджет. В первую очередь это относится к экономии затрат. Это может быть возможность снизить стоимость аренды помещения путем переезда в более дешевое, перевод работников на удаленный режим работы, снижение расходов на канцелярию путем отказа от ведения документооборота в бумажном виде, использования более дешевого сырья и другие способы.