Автоматизация управленческого учета по проектам в холдинге «Эпоха роботов»
1 июля 2013
В 2012 г. было принято решение о внедрении в группе компаний "Эпоха роботов" системы "ИТАН: Управленческий баланс" компании "ИТАН" на базе платформы "1С:Предприятие 8.2".Ранее, в процессе ведения управленческого учета вручную средствами "Excel" выявились отрицательные моменты: много ручной работы, человеческий фактор, и не возможностью убедить руководителей организации в точности Excel-расчетов.
Внедрение проходило в режиме сервиса, с совместной работой специалистов Заказчика и компании «ИТАН». Через 6 месяцев работы по внедрению со стороны «ИТАН» были завершены, учетная система управленческого учета была полностью настроена и интегрирована с системами бухгалтерского учета.
Основной базой для внедрения служила "1С:Управление торговлей" с внедренной в нее подсистемой "ИТАН: Управленческий баланс". Данная конфигурация использовалась как центральная база, в нее загружались первичные документы из 6 бухгалтерских баз данных. Загруженные документы автоматически обрабатывались системой «ИТАН: Управленческий баланс» и формировали данные управленческого учета. Для ввода операций чисто управленческого учета был настроен ряд операций документа «Учетный ордер», который позволяют вводить недостающие данные в управленческий учет. При помощи механизмов распределения затрат, косвенные расходы распределяются по проектам, в зависимости от произвольных пропорций.
В результате внедрения появилась возможность оперативно формировать такие управленческие отчеты как: Баланс, Отчет о прибылях и убытках, Отчет о движении денежных средств. Причем была учтена специфика Заказчика: матричная структура управления проектами. Все финансовые отчеты формируются в разрезе проектов, что позволяет проводить оценку их эффективности.
Так комментирует выполненные работы менеджер проекта со стороны Заказчика Громов С. В.:
Рассказ о том, как мы считали Управленческий баланс (исповедь внедренца)
Однажды в поисках нелегкого заработка занесло меня в небольшую компанию. Жила эта компания долго, но не сказать, чтобы счастливо. Точнее даже не одна компания, а группа компаний. Вела эта группа компаний совместный бизнес. Несколько руководителей направлений через разных юридических лиц вели свои дела (работали над своими проектами). Работали они работали, да слегка подзапутались. Когда один оплатит услуги другого, а второй получит на склад материалы от третьего, то неправильно посчитать их долги друг перед другом - пара пустяков...
Excel и финансовый директор работали на пределе своих возможностей. Но от мата на совещаниях это уже не спасало. Стало понятно, что нужна какая-нибудь умная программка, которая раскидает деньги и товары по Проектам (направлениям деятельности) и при этом не забудет правильно посчитать долги между ними.
Озадачил меня руководитель холдинга этой задачкой. Пообещал, что руководители проектов скинутся на ее решение. А дальше-то что?
В России умные слова про "исследование рынка" можно сразу же забыть. Это на каком-нибудь гнилом западе рынок финансового программного обеспечения большой. У нас программы для УПРАВЛЕНИЯ небольшой группой компаний можно пересчитать на пальцах одной руки. Порылся я в интернете и легко их пересчитал. Программы для Управленческого учета я перечислю в алфавитном порядке по их производителям:
- компания Axelot на базе "1С-УПП";
- компании "Инталев" на базе "1С-УПП";
- компания "ИТАН" на базе "1С-УТ" или "1С-БП";
- компания "Логен" на базе "1С-УНФ";
- Компания "Первый БИТ" на базе "1С-УПП" или "1С-БП"
По отзывам в интернете отбраковал только одну компанию "Инталев". Причем решающим фактором стали не столько отзывы клиентов, сколько отрицательные отзывы работников этой компании о своем работодателе: какую поддержку может оказать компания, оказывающая услуги, если ее работники (настоящие и бывшие) наводнили интернет своими негативными отзывами о самой компании?
С остальными компаниями решил познакомиться поближе. Трудности появились сразу же. Все компании хотят вникнуть в текущие бизнес-процессы, предложить свой вариант их автоматизации, и т.д., и т.п.. Одно непонятно, кто будет оплачивать отрицательный результат этих предпроектных исследований? И кто гарантирует, что результат внедрения будет положительным при определенной таким образом стоимости работ?
Пришлось продолжить процесс отбраковки исполнителей. Следующей "пострадавшей" от моей деятельности стала программа "БИТ.Финанс". После нескольких звонков на фирму я понял, что достучаться до квалифицированных консультантов мне не удастся. Зато разные рекламные предложения стали сыпаться на почту пачками. Извиняюсь, если я чересчур субъективно отнесся к предложениям этой компании, но когда контакты не налаживаются, проще сменить поставщика услуг.
Визит в компанию "Axelot" дал ориентировочные цифры стоимости внедрения их продуктов: 2 млн.руб.. Для крупных компаний это, возможно, приемлемые деньги. Для небольшой группы компаний - дорого. Торговаться можно за проценты. Здесь же бюджет превышался в разы - отказались, чтобы руководители проектов не поубивали друг друга при такой стоимости автоматизации и не орали: "Мы лучше на счетах будем считать!"
Компания "Логен" продемонстрировала свой продукт с выездом к заказчику. Стоимость внедрения была определена в пределах 300 тыс.руб.. Вполне приемлемо. Но вопрос: "Как посчитать прибыль по проектам в условиях перепродажи товаров внутри холдинга?" - поставил разработчиков в тупик. Понятно, что прибыль группы компаний в целом в этом случае не изменяется. Но посчитать финансовые результаты по отдельным направлениям деятельности программа УНФ нам не помогла. Пришлось отказаться.
"Свадьба" состоялась с программой "Управленческий баланс" от компании "ИТАН".
На момент принятия решения о покупке было ясно, что:
- функционал программы позволяет решить поставленную задачу;
- стоимость самой программы и ее внедрения приемлема для руководителей проектов;
- сроки настройки программы и обучения персонала работе с ней приемлемы для всех;
- обучение утомленного Excel`ем финансового директора новому инструменту вполне возможно, а выполнение им обязанностей управленческого бухгалтера позволит минимизировать затраты на автоматизацию управленческого учета внутри холдинга.
Все остальные вопросы предполагалось решать по мере поступления. С этого, собственно говоря, и началась работа по внедрению. Надо отдать должное руководству холдинга. Оно приняло несколько важных решений под конкретные задачи по автоматизации. Первое, что было сделано, руководители направлений деятельности (Проектов) стали не номинальными, а фактическими Генеральными Директорами фирм. Когда они сами стали оплачивать со своих расчетных счетов свои затраты и видеть поступления товаров на склад, то недоразумений стало меньше. Следующий шаг был сделан по переводу бухгалтерий отдельных компаний на единую платформу. 1С 7.7, работавшая на некоторых фирмах, несмотря на протесты главных бухгалтеров, была заменена на 1С 8.2. Т.е., орг.вопросы по получению исходных данных для дальнейшей работы были решены достаточно быстро (за 2-3 месяца).
На решение всех остальных вопросов ушло еще 9 месяцев. Коротко расскажу основную идею построенной системы. Мы в программе 1С:УТ через обмены данными собрали всю нужную для принятия решений информацию из семи БД 1С:БП и добавили туда управленческую информацию по складам и кассам (кассиры и кладовщики легко освоили ввод первичных документов непосредственно в УТ). После этого управленческий бухгалтер (он же финансовый директор) проверяет и где нужно исправляет поле "Проект" в исходных документах. Затем, используя настройки ИТАНа, он закрывает месяц по Проектам. И в результате вместо никому не нужных балансов по юридическим лицам мы получаем Управленческие балансы по Проектам с автоматическим учетом всех возникающих задолженностей.
Подробно останавливаться на всех этапах "беременности" я не буду. Скажу лишь, что через 9 месяцев родился вполне жизнеспособный "ребенок". Руководство холдинга и компанию "ИТАН" поздравляю с Днем рождения этого наследника. А себя, как Крестного Отца успешного проекта, я поздравляю вдвойне. Желаю всем участникам этих событий здоровья и долгих лет жизни.
С уважением,
Громов Сергей.
Все работы по внедрению завершены. Система находится на поддержке компании «ИТАН».
