Типичные ошибки и проблемы внедрения системы управленческого учета

Управленческий учет, что это?

Внедрение управленческого учета необходимо для принятия управленческих решений. Невозможно качественно управлять предприятием, не имея о нем полной информации. Под управленческим учетом, в данном случае мы подразумеваем именно финансовый управленческий учет, который используется для управлением предприятием в целом.

Постановка управленческого учета должна решать следующие основные задачи:

сбор и получение данных о предприятии, преимущественно в финансовых показателях;
контроль работы как всей компании, так и каждого отдельного подразделения;
управления прибылью и рентабельностью.

Зачем нужно внедрение управленческого учета?

Внедрение системы управленческого учета позволяет:

Получать целостную финансовую картину предприятия;
Более качественно управлять предприятием, понимаю финансовую составляющую всех бизнес-процессов;
Оперативно получать отчетность для принятия управленческих решений;
Получать оценочную себестоимость услуг/продукции/ЦФО/проектов с учетом косвенных затрат, неравномерно распределенных в периоде и т.д.
Иметь статистическую базу для формирования бюджета.

Типичные ошибки и их решения

Ошибки и проблемы мы подразделяем на следующие виды:

Организационные ошибки и проблемы

Проблема	Решение
Отсутствие фиксация требований и задач проекта: непонятно, что именно хотят функциональные заказчики от системы, что ожидают собственники.	Необходимо обязательно фиксировать все прикладные цели и задачи проекта. Для того чтобы исполнитель мог принимать правильные решения тех или иных локальных задач.
Не соответствие целей организации – возможностям системы управленческого учета. Например, стоит задача о расчете проектов, для управления инвестициями или открываются новые виды деятельности.	Соответственно, необходимо учитывать текущие стратегические цели организации, при определении возможностей и ограничений системы управленческого учета.
В процессе проекта требования заказчиков изменяются: увеличиваются, заменяются на другие и т.д.	Документация всех требований и согласование способов их реализации. Версионирование документации проекта. Обязательное разделение проекта на этапы, чтобы у каждого этапа был практический результат.
Не соответствие внедренной системы ожиданиям заказчиков.	Без эксперта от Заказчика не обойтись. Требуется правильная постановка задачи. Чтобы внедрение на предприятии было успешным, необходимо решить вопрос об ограничениях системы.
Нежелание руководства представить полную (конфиденциальную) информацию.	Заключить соглашение о конфиденциальности. Объяснить заказчику, что без полной информации система может выдавать неправильные результаты.
Сопротивление со стороны отдельных сотрудников, видящих в исполнителях, конкурентов или лиц, мешающих им работать.	Административный ресурс: издание приказа об автоматизации. Выделение руководителя проекта со стороны заказчика. Освобождение проектной команды от текущих задач, мотивация.
Необходимость обращаться к большому количеству различных сотрудников, каждый их которых знает только свой участок.	Выделение руководителя проекта со стороны заказчика. Консолидация требований и знаний по предприятию. Формализация методики учета.
Затягивания сроков и недополучение результатов.	Нереалистичные сроки и бюджет проекта. Компетентность членов проектной команды. Игнорирование рекомендаций , ставящего управленческий учет. Выделение времени, сотрудников, мотивация.
Система сдана, а учет не ведут. Все сложно.	Обязательное обучение пользователей новой системе. Экспресс-курс по основам упр. учета до проекта. Разработка инструкций.
Постоянный возврат к изменению методологии и ограничений в процессе проекта.	Участие топ-менеджмента в разработке методологии и утверждение разработанных документов; Приверженность сторон к фиксации требований и реализации зафиксированного, чтобы запустить его в продуктивную эксплуатацию.

Методические ошибки и проблемы

Проблема	Решение
Начинать автоматизацию без формализованной методики управленческого учета.	Если ее нет – типовая отраслевая модель либо разработка методики.
Трудности выбора отчетов, плана счетов и методики.	Лучше изучить зарубежный опыт (МСФО и т.д.).
Не использование общих подходов и моделей, при постановке сразу нескольких учетов: УУ, МСФО, бюджетирование.	Если стратегия развития предприятия предполагает еще автоматизацию бюджетирования и отчетности МСФО, то лучше применять единую методику, в любом случае это будет более целесообразно.
Информация в отчетах является избыточной, в результате на руководителя возлагается работа по ее сортировке и поиску данных, необходимых для управления.	Не добавлять лишних аналитик, без четкого понимания, зачем именно в управленческом учете они нужны. Добавлять аналитику в оперативный учет. Разработать лаконичные отчеты.
Разработка методики управленческого учета проводятся одновременно с ее автоматизацией.	Не имея опыта использования управленческого учета, ответственный заказчик не может точно ответить на достаточно конкретные вопросы (своих или чужих) автоматизаторов. Надо разделять задачи методики и внедрения.
Искусственное различие методики БУ и УУ. Когда, например, бухгалтерия просто не хочет вести учет по единым статьям УУ.	Это приводит к серьезным усложнениям и двойному вводу аналитик. Текущие программы бух. учета позволяют в полной мере совместить методики двух учетов, особенно в части статей учета.
Отсутствие единых классификаторов и другой НСИ УУ.	Необходимо решить задачу внедрения единых справочников НСИ во всех базах и предприятиях. Особенно это важно для консолидации данных.
Методика есть, она утверждена, менять ее нельзя.	Автоматизацию управленческого учета нельзя делать без ее хоть какого-то реинжиниринга, и встречных к ней требований от внедряемой программы.
«Все или ничего». Проблема факта часто он не полноценен.	Сразу определять всю информацию, которая нужна для УУ, и загружать ее в систему УУ, либо настраивать шаблоны документов ручного ввода информации.
Внедрять управленческий учет до оперативного.	Внедрение необходимо начинать сначала с постановки системы регистрации хозяйственных операций (оперативный, бухгалтерский учеты), а потом уже сверху ставить управленческий учет.
Внедрять управленческий учет, вместе с оперативным.	До начала внедрения оперативный учет должен устояться, отладиться, и только потом можно качественно ставить управленческий учет.
Возложение задач оперативного учета на систему управленческого учета.	Расчет прямой себестоимости. Учет большого количества нефинансовых показателей. В результате система становится неповоротливой, либо вообще не справляется с нагрузкой. Использовать для это специальный оперативный учет.
Разные мнения (расхождение мнений сторон) исполнителей и заказчиков.	Признание экспертизы исполнителя. Вовлечение всех связанных с выполнением ответственных сотрудников Заказчика для предоставления информации и согласования результатов.

Технические ошибки и проблемы

Проблема	Решение
Отсутствие адекватных, современных систем бухгалтерского и оперативного учета.	Ставить управленческий учет на базе старых программ бывает очень сложно и дорого, либо вообще невозможно. Внедрять современные программы «1С:Предпрятие 8».
Необоснованное разделение первичных баз. Особенно бухгалтерий.	Разделение баз по фирмам, потому, что так кому-то удобнее или привычнее. Это приводит к резкому усложнению консолидации учетов и сложным обменам, которые «вылетят в копеечку». Текущие программы 1С позволяют разделить по организациям уровни доступа к информации.
Низкая производительность системы.	Если существуют технические проблемы с производительностью оперативной базы – решать ее до внедрения управленческого учета в оперативный. Выработать критерии производительности системы. Снижать требования к количеству аналитик и разграничению доступа.
Избыточное количества аналитик в УУ	Излишняя детализация также затрудняет ведение управленческого учета. Необходимо четко определять необходимую, именно для конечных отчетов аналитику.
Несовместимость (риск трудностей или невозможностей интеграции с уже используемым Заказчиком ПП)	Изучение текущей и планируемой к использованию ИТ-инфраструктуры с учетом рекомендации Исполнителя; Предоставление Заказчиком до начала проекта описание текущей инфраструктуры: сервера, типовые рабочие места, платформа 1С и конфигурация.
Динамичность требований к системе и непрерывность ее развития.	Требования Заказчика к системе есть функция от времени. Качество проектирования и гибкость ПП должны быть высокими, чтобы заложить возможность безболезненного развития системы.

Успех проекта

Для гарантированного успеха проекта по разработке системы управленческого учета предприятию необходимо иметь:

Устоявшеюся и утвержденную финансовая и организационную структуру предприятия;
Устоявшийся перечень видов деятельности, которыми занимается предприятие;
Зафиксировать от изменений бизнес-процессы (на время);
Отсутствие текучести кадров в финансово-экономическом отделе;
Разработанные и утвержденные методологические документы по управленческому учету.

Самое главное

Основной риск внедрения управленческого учета заключается в том, что нет гарантии, что такая система будет полностью отвечать потребностям бизнеса, или не будет внедрена вовсе.

Поэтому прежде чем внедрять дорогие информационные системы, необходимо найти специалиста, который наведет порядок в том, что уже имеется, подготовит почву для этого, внедрит систему управленческого учета хотя бы на уровне локального компьютера, выработать те принципы управленческой учетной политики и формы управленческой отчетности, которые адекватно отражают экономическую реальность и под которые в дальнейшем может быть настроен полноценный автоматизированный управленческий учет.

Этапы разработки методики УУ

Этапы внедрения системы автоматизации УУ

Как подготовится к автоматизации управленческого учета?

Определиться с требованиями раньше, чем с программным продуктом.
Согласовать свои требования с продуктами на рынке.
Подготовить данные о предполагаемом экономическом эффекте от автоматизации. Для обоснования проекта перед руководством.
Описать учетную политику управленческого учета.
Разработать и внедрить НСИ управленческого учета.
Найти (выделить) квалифицированного управленческого бухгалтера (экономиста). Выделить ему время на проект.
Создать благоприятный климат в рабочих группах. Создать проектный офис.

Самостоятельно или с подрядчиком?

Самостоятельно

+ Меньше коммуникационных издержек, так как проект «внутри» компании.
+ Возможно, проект будет дешевле (так как на сторону платить меньше).
+ Исполнители полностью подконтрольны руководству компании.
- Требуются специалисты с подобным обобщенным опытом, которые стоят дорого.
- Требуется выделять собственный центр компетенции: консультантов, программистов, системщиков..
- Если система не заработает, то наказание только увольнение..
- Крупный проект невозможно выполнить собственными силами, так как требуется очень большая команда (от 10) консультантов и программистов.

С подрядчиком

+ Финансовые гарантии (нет внедрения, нет оплаты подрядчику).
+ У подрядчика есть обобщенный опыт.
+ Независимость от конкретных специалистов.
- Возможно, проект будет дороже (так как на сторону платить больше).
- Все, пусть даже небольшие дополнению будут выливаться в дополнительные деньги.
- Необходимо раскрывать подрядчику конфиденциальную информацию.
- Требуется описанная методика, либо ее разработка.

Резюме

Внедрение системы управленческого учета сложная задача, требующая тщательной подготовки и квалифицированного персонала.

Что даст Вашей компании постановка и внедрение управленческого учета:

Своевременное получаемые ключевые данные о предприятие.
Корректную управленческую отчетность, учитывающую Вашу специфику.
Единый формат управленческой отчетности для управления группой компаний.
Оценка исполнения плана (бюджета компании).

Предлагаемая система – «ИТАН: Управленческий баланс»

Мощный конструктор, позволяющий реализовать собственную модель управленческого учета.
Система, помогающая руководителям принимать управленческие решения, планировать и контролировать финансы предприятия своевременно!
Универсальный продукт, отлично работающий, как в торговых, строительных организациях, так и в финансовых, управляющих компаниях!
Внедряется в любую конфигурацию 1С без снятия ее с поддержки.

Разработчик – Компания «ИТАН»

Направления деятельности компании «ИТАН»:

Разработка типовых решениий по автоматизации.
Выполнение проектов на 1С:Предприятие.
Консалтинг, бизнес-обучение и сопровождение.

Статусы компании:

1С: Франчайзи.
1С: Консалтинг.

Партнеры компании:

Более 25-ти партнеров по РФ и СНГ.
1С:Франчайзи и консалтинговые компании.

Клиенты компании «ИТАН»

Типовой проект внедрения

«Типовой проект» представляет собой отточенную методику внедрения системы управленческого учета и нужен тогда, когда требуется разработка индивидуальной экономической модели планирования и учета под специфику Заказчика.

Результат для Заказчика:

разработанная модель управленческого учёта, учитывающая специфику Заказчика;
формализованная методология ведения системы учета;
пользовательские инструкции, позволяющие более «безболезненно» подключать к системе новых сотрудников;
введенные первоначальные данные в рабочую базу Заказчика; u полностью готовая к использованию учетная система.