Типичные ошибки и проблемы внедрения системы управленческого учета
Управленческий учет, что это?
Внедрение управленческого учета необходимо для принятия управленческих решений. Невозможно качественно управлять предприятием, не имея о нем полной информации. Под управленческим учетом, в данном случае мы подразумеваем именно финансовый управленческий учет, который используется для управлением предприятием в целом.
Внедрение управленческого учета и последующая автоматизация управленческого учета в строительстве, производстве, торговле, сфере услуг и других областях позволяет намного повысить эффективность работы предприятия.
Постановка управленческого учета должна решать следующие основные задачи:
- внедрение управленческого учета обеспечивает сбор и получение данных о предприятии, преимущественно в финансовых показателях;
- внедрение системы управленческого учета дает контроль работы как всей компании, так и каждого отдельного подразделения
- также внедрение управленческого учета требуется для управления прибылью и рентабельностью.
Зачем нужно внедрение управленческого учета?
Внедрение системы управленческого учета позволяет:
- Получать целостную финансовую картину предприятия;
- Более качественно управлять предприятием: внедрение управленческого учета позволит лучше понимать финансовую составляющую всех бизнес-процессов;
- Оперативно получать отчетность для принятия управленческих решений;
- Получать оценочную себестоимость услуг/продукции/ЦФО/проектов с учетом косвенных затрат, неравномерно распределенных в периоде и т.д.
- Иметь статистическую базу для формирования бюджета.
Типичные ошибки и их решения
Ошибки и проблемы мы подразделяем на следующие виды:
Организационные ошибки и проблемы
| Проблема | Решение |
| Отсутствие фиксация требований и задач проекта: непонятно, что именно хотят функциональные заказчики от системы, что ожидают собственники. | Необходимо обязательно фиксировать все прикладные цели и задачи проекта. Для того чтобы исполнитель мог принимать правильные решения тех или иных локальных задач. |
| Не соответствие целей организации – возможностям системы управленческого учета. Например, стоит задача о расчете проектов, для управления инвестициями или открываются новые виды деятельности. |
Соответственно, внедрение управленческого учета должноучитывать текущие стратегические цели организации, при определении возможностей и ограничений системы управленческого учета. |
|
В процессе проекта требования заказчиков изменяются: увеличиваются, заменяются на другие и т.д. |
Документация всех требований и согласование способов их реализации. Версионирование документации проекта. Обязательное разделение проекта на этапы, чтобы у каждого этапа был практический результат. |
| Не соответствие внедренной системы ожиданиям заказчиков. |
Без эксперта от Заказчика не обойтись. Требуется правильная постановка задачи. Чтобы внедрение на предприятии было успешным, необходимо решить вопрос об ограничениях системы. |
| Нежелание руководства представить полную (конфиденциальную) информацию. | Заключить соглашение о конфиденциальности. Объяснить заказчику, что без полной информации система может выдавать неправильные результаты. |
|
Сопротивление со стороны отдельных сотрудников, видящих в исполнителях, конкурентов или лиц, мешающих им работать. |
Административный ресурс: издание приказа об автоматизации. Выделение руководителя проекта со стороны заказчика. Освобождение проектной команды от текущих задач, мотивация. |
| Необходимость обращаться к большому количеству различных сотрудников, каждый их которых знает только свой участок. |
Выделение руководителя проекта со стороны заказчика. Консолидация требований и знаний по предприятию. Формализация методики учета. |
| Затягивания сроков и недополучение результатов. |
Нереалистичные сроки и бюджет проекта. Компетентность членов проектной команды. Игнорирование рекомендаций , ставящего управленческий учет. Выделение времени, сотрудников, мотивация. |
| Система сдана, а учет не ведут. Все сложно. |
Обязательное обучение пользователей новой системе. Экспресс-курс по основам упр. учета до проекта. Разработка инструкций. |
| Постоянный возврат к изменению методологии и ограничений в процессе проекта. |
Участие топ-менеджмента в разработке методологии и утверждение разработанных документов; Приверженность сторон к фиксации требований и реализации зафиксированного, чтобы запустить его в продуктивную эксплуатацию. |
Методические ошибки и проблемы
| Проблема | Решение |
| Начинать автоматизацию без формализованной методики управленческого учета. | Если ее нет – типовая отраслевая модель либо разработка методики. |
| Трудности выбора отчетов, плана счетов и методики. | Лучше изучить зарубежный опыт (МСФО и т.д.). |
| Не использование общих подходов и моделей, при постановке сразу нескольких учетов: УУ, МСФО, бюджетирование. | Если стратегия развития предприятия предполагает еще автоматизацию бюджетирования и отчетности МСФО, то лучше применять единую методику, в любом случае это будет более целесообразно. |
| Информация в отчетах является избыточной, в результате на руководителя возлагается работа по ее сортировке и поиску данных, необходимых для управления. | Не добавлять лишних аналитик, без четкого понимания, зачем именно в управленческом учете они нужны. Добавлять аналитику в оперативный учет. Разработать лаконичные отчеты. |
|
Разработка методики управленческого учета проводятся одновременно с ее автоматизацией. |
Не имея опыта использования управленческого учета, ответственный заказчик не может точно ответить на достаточно конкретные вопросы (своих или чужих) автоматизаторов. Надо разделять задачи методики и внедрения. |
| Искусственное различие методики БУ и УУ. Когда, например, бухгалтерия просто не хочет вести учет по единым статьям УУ. | Это приводит к серьезным усложнениям и двойному вводу аналитик. Текущие программы бух. учета позволяют в полной мере совместить методики двух учетов, особенно в части статей учета. |
| Отсутствие единых классификаторов и другой НСИ УУ. | Необходимо решить задачу внедрения единых справочников НСИ во всех базах и предприятиях. Особенно это важно для консолидации данных. |
| Методика есть, она утверждена, менять ее нельзя. | Автоматизацию управленческого учета нельзя делать без ее хоть какого-то реинжиниринга, и встречных к ней требований от внедряемой программы. |
| «Все или ничего». Проблема факта часто он не полноценен. | Сразу определять всю информацию, которая нужна для УУ, и загружать ее в систему УУ, либо настраивать шаблоны документов ручного ввода информации. |
| Внедрять управленческий учет до оперативного. | Внедрение необходимо начинать сначала с постановки системы регистрации хозяйственных операций (оперативный, бухгалтерский учеты), а потом уже сверху ставить управленческий учет. |
| Внедрять управленческий учет, вместе с оперативным. | До начала внедрения оперативный учет должен устояться, отладиться, и только потом можно качественно ставить управленческий учет. |
| Возложение задач оперативного учета на систему управленческого учета. | Расчет прямой себестоимости. Учет большого количества нефинансовых показателей. В результате система становится неповоротливой, либо вообще не справляется с нагрузкой. Использовать для это специальный оперативный учет. |
| Разные мнения (расхождение мнений сторон) исполнителей и заказчиков. | Признание экспертизы исполнителя. Вовлечение всех связанных с выполнением ответственных сотрудников Заказчика для предоставления информации и согласования результатов. |
Технические ошибки и проблемы
| Проблема | Решение |
| Отсутствие адекватных, современных систем бухгалтерского и оперативного учета. | Ставить управленческий учет на базе старых программ бывает очень сложно и дорого, либо вообще невозможно. Внедрять современные программы «1С:Предпрятие 8». |
| Необоснованное разделение первичных баз. Особенно бухгалтерий. | Разделение баз по фирмам, потому, что так кому-то удобнее или привычнее. Это приводит к резкому усложнению консолидации учетов и сложным обменам, которые «вылетят в копеечку». Текущие программы 1С позволяют разделить по организациям уровни доступа к информации. |
| Низкая производительность системы. | Если существуют технические проблемы с производительностью оперативной базы – решать ее до внедрения управленческого учета в оперативный. Выработать критерии производительности системы. Снижать требования к количеству аналитик и разграничению доступа. |
| Избыточное количества аналитик в УУ | Излишняя детализация также затрудняет ведение управленческого учета. Необходимо четко определять необходимую, именно для конечных отчетов аналитику. |
| Несовместимость (риск трудностей или невозможностей интеграции с уже используемым Заказчиком ПП) | Изучение текущей и планируемой к использованию ИТ-инфраструктуры с учетом рекомендации Исполнителя; Предоставление Заказчиком до начала проекта описание текущей инфраструктуры: сервера, типовые рабочие места, платформа 1С и конфигурация. |
| Динамичность требований к системе и непрерывность ее развития. | Требования Заказчика к системе есть функция от времени. Качество проектирования и гибкость ПП должны быть высокими, чтобы заложить возможность безболезненного развития системы. |
Успех проекта
Для гарантированного успеха проекта по разработке системы управленческого учета предприятию необходимо иметь:
- Устоявшеюся и утвержденную финансовая и организационную структуру предприятия;
- Устоявшийся перечень видов деятельности, которыми занимается предприятие;
- Зафиксировать от изменений бизнес-процессы (на время);
- Отсутствие текучести кадров в финансово-экономическом отделе;
- Разработанные и утвержденные методологические документы по управленческому учету.
Самое главное
Основной риск внедрения управленческого учета заключается в том, что нет гарантии, что такая система будет полностью отвечать потребностям бизнеса, или не будет внедрена вовсе.
Поэтому прежде чем внедрять дорогие информационные системы, необходимо найти специалиста, который наведет порядок в том, что уже имеется, подготовит почву для этого, внедрит систему управленческого учета хотя бы на уровне локального компьютера, выработать те принципы управленческой учетной политики и формы управленческой отчетности, которые адекватно отражают экономическую реальность и под которые в дальнейшем может быть настроен полноценный автоматизированный управленческий учет.
Этапы разработки методики УУ
Этапы внедрения системы автоматизации УУ
Как подготовится к автоматизации управленческого учета?
- Определиться с требованиями раньше, чем с программным продуктом.
- Согласовать свои требования с продуктами на рынке.
- Подготовить данные о предполагаемом экономическом эффекте от автоматизации. Для обоснования проекта перед руководством.
- Описать учетную политику управленческого учета.
- Разработать и внедрить НСИ управленческого учета.
- Найти (выделить) квалифицированного управленческого бухгалтера (экономиста). Выделить ему время на проект.
- Создать благоприятный климат в рабочих группах. Создать проектный офис.
Самостоятельно или с подрядчиком?
Самостоятельно
+ Меньше коммуникационных издержек, так как проект «внутри» компании.
+ Возможно, проект будет дешевле (так как на сторону платить меньше).
+ Исполнители полностью подконтрольны руководству компании.
- Требуются специалисты с подобным обобщенным опытом, которые стоят дорого.
- Требуется выделять собственный центр компетенции: консультантов, программистов, системщиков..
- Если система не заработает, то наказание только увольнение..
- Крупный проект невозможно выполнить собственными силами, так как требуется очень большая команда (от 10) консультантов и программистов.
С подрядчиком
+ Финансовые гарантии (нет внедрения, нет оплаты подрядчику).
+ У подрядчика есть обобщенный опыт.
+ Независимость от конкретных специалистов.
- Возможно, проект будет дороже (так как на сторону платить больше).
- Все, пусть даже небольшие дополнению будут выливаться в дополнительные деньги.
- Необходимо раскрывать подрядчику конфиденциальную информацию.
- Требуется описанная методика, либо ее разработка.
Резюме
Внедрение системы управленческого учета сложная задача, требующая тщательной подготовки и квалифицированного персонала.
Что даст Вашей компании постановка и внедрение управленческого учета:
- Своевременное получаемые ключевые данные о предприятие.
- Корректную управленческую отчетность, учитывающую Вашу специфику.
- Единый формат управленческой отчетности для управления группой компаний.
- Оценка исполнения плана (бюджета компании).
Предлагаемая система – «ИТАН: Управленческий баланс»
|
|
Разработчик – Компания «ИТАН»
|
Направления деятельности компании «ИТАН»:
Статусы компании:
Партнеры компании:
|
Клиенты компании «ИТАН»
Типовой проект внедрения
«Типовой проект» представляет собой отточенную методику внедрения системы управленческого учета и нужен тогда, когда требуется разработка индивидуальной экономической модели планирования и учета под специфику Заказчика.
Результат для Заказчика:
- разработанная модель управленческого учёта, учитывающая специфику Заказчика;
- формализованная методология ведения системы учета;
- пользовательские инструкции, позволяющие более «безболезненно» подключать к системе новых сотрудников;
- введенные первоначальные данные в рабочую базу Заказчика; u полностью готовая к использованию учетная система.
Спасибо за внимание!
Обращайтесь за дополнительными вопросами:
Компания «ИТАН»
Тел.: 8 (495) 276-00-21
E-mail: info@itan.ru