Этапы внедрения бюджетирования

Внедрение системы бюджетирования силами как приглашенных специалистов из профилированной внешней компании, так и сотрудников финансово-экономического подразделения компании является чрезвычайно важной задачей, особенно в свете непростой экономической ситуации. Для успешной реализации проекта внедрения бюджетирования необходима тщательно продуманная методология, разработанная в соответствии с особенностями и потребностями конкретного предприятия.

Как известно, перед тем, как начинать внедрение бюджетирования на предприятии, необходимо точно определить его рамки – как и в каком объеме будет проводиться разработка и внедрение системы бюджетирования. Это означает, что нужно определить границы и масштабы предстоящих работ, в частности, то, какие именно бюджетные процессы будет охватывать внедряемая система, уровень детализации форм ввода данных и бюджетных форм, какие центры финансовой ответственности будут вовлечены в процесс, а также какими функциональными возможностями должна обладать система и какие работы будут проведены в рамках проекта внедрения системы бюджетирования. Современное внедрение системы бюджетирования на предприятии требует детально проработки и учета специфики деятельности, поскольку разработка системы бюджетирования является базовым этапом перед полным контролем бюджета.

Этап первый: проведение диагностики бизнес-процессов компании

Этапы внедрения бюджетирования включают в себя первоначальное обследование и сбор данных о бизнес-процессах, финансовой и организационной структуре организации, а также существующих негласно или утвержденных методологических документов, регламентирующих в компании бюджетирование.

Разработка системы бюджетирования включает в себя множество факторов, так или иначе на нее влияющих. Для того, чтобы разработка системы бюджетирования и внедрение бюджетирование на предприятиии  было успешно реализовано, необходимо оценить:

• организационную и финансовую структуру предприятия;
• бюджетный регламент и положение о бюджетировании (при их наличии);
• процедуру согласования бюджета;
• специфику ключевых видов бизнеса компании;
• главные технологические процессы;
• ИТ инфраструктуру компании.

Этап второй: создание методологии

Внедрение систем бюджетирования в «1С» требует создания или доработки методологии для новой системы. Бюджетный регламент и положение о бюджетировании позволят системе работать максимально корректно, поэтому их необходимо сформировать или оптимизировать на втором этапе работ. Данные документы должны содержать в себе правила, процедуры и срок формирования бюджета, когда проводится разработка системы бюджетирования.

Этап третий: выбор программной платформы

Автоматизация и внедрение системы бюджетирования на предприятии становится следующим этапом, на котором необходимо остановиться на конкретном программном продукте. Опыт внедрения бюджетирования в «1С» многих отечественных компаний позволяет говорить о том, что данная система бюджетирования на предприятии отлично зарекомендовала себя в плане постановки на предприятиях бюджетного процесса. Поэтому многие компании продолжают выбирать решение от отечественного разработчика приложений для бизнеса.

Данный программный продукт имеет достаточную функциональность для решения разнообразных задач, надежен и удобен в работе, система бюджетирования на предприятии отличается гибкостью настройки, благодаря чему ее можно полностью адаптировать под нужды конкретного предприятия. К тому же разработчики «1С» повышенное внимание уделяют поддержке и обновлению программ, которые остаются всегда актуальными, чтобы обеспечить эффективное внедрение системы бюджетирования на предприятии.

Этап четвертый: Формирование технического задания

Этапы внедрения бюджетирования невозможно описать без очень важного из них – создания технического задания разработки автоматизированной системы. В ряде случаев оно может проходить в одно время с проведением настройки системы, что является вполне нормальным, поскольку во время разработки системы часто принимаются решения об изменении ее функциональных составляющих, какой-либо процедуры и алгоритма расчета или модификации элементов справочника, бюджетных форм и т.п.

Этап пятый: внедрение автоматизированной системы

Внедрение бюджетирования в «1С» включает процессы проведения настройки новой системы, ее тестирование и опытную (пробную) эксплуатацию. Во время тестирования должна быть проверена работа всех алгоритмов. Опытная эксплуатация помогает выявить ошибки и недоработки в системе и ликвидировать их.

Этап шестой: промышленная эксплуатация

На данном этапе внедрения системы бюджетирования пользователи должны полностью отказаться от работы по старой методологии и в других системах. На этапе ввода в промышленную эксплуатацию группа технической поддержки проводит мероприятия по поддержанию функционирования системы, осуществляет консультации пользователей – сотрудников предприятия и при необходимости обновляет конфигурацию.

Какие ошибки могут возникнуть при внедрении внедрении систем бюджетирования в «1С»?

• Разработка и внедрение системы бюджетирования, где бюджетные статьи не соответствуют плановым и фактическим данным.
• Формирование годового бюджета происходит в отрыве от плана развития компании, при этом с ним не связаны месячные бюджеты.
• Не существует регламента бюджетирования, или он не исполняется.
• Отсутствует сбор реальных данных, не проводится план-фактный анализ.
• Существуют методология и регламент бюджетирования, но бюджетная модель не является автоматизированной.
• Внедрение системы бюджетирования на предприятии, формирование данных для контроля исполнения месячных бюджетов осуществляется слишком поздно.
• Разработка и введение системы в эксплуатацию производились без привлечения сотрудников подразделений, непосредственно участвующих в бюджетном процессе.
• Внедрение системы бюджетирования и планирования, формирование и утверждение бюджетов центров финансовой ответственности проходит без участия их сотрудников, силами планово-экономической службы предприятия.
• Постановка бюджетирования произведена без учета действующего на предприятии способа отражения в управленческом учете финансовых и хозяйственных операций.

Все эти факторы необходимо учесть при внедрении на предприятии бюджетирования, и тогда реализация проекта будет успешной. Для того, чтобы избежать досадных ошибок в таком вопросе, как разработка и внедрение системы бюджетирования, необходимо привлекать к решению задачи постановки бюджетного процесса квалифицированных специалистов, имеющих большой опыт и эффективную методологию разрешения различных проблем. Они способны детально произвести оценку с учетом рисковых зон предприятия и предложить оптимальный вариант внедрения системы бюджетирования, чтобы внедрение системы бюджетирования на предприятии дало реальный результат.

Современная и легконастраиваемая подсистема «Бюджетирование», включенная в систему «ИТАН: Управленческий баланс ПРОФ», была разработана для проведения быстрой и действенной постановки бюджетирования на современном предприятии, когда требуется внедрение системы бюджетирования на предприятии с эффективным набором инструментов. Подсистема, на которой производится разработка системы бюджетирования и внедрение системы бюджетирования на предприятии, является довольно гибкой, она имеет функцию формирования собственной модели бюджетного управления для каждой конкретной организации - внедрить бюджетирование можно с учетом специфики. Когда осуществляется внедрение системы бюджетирования на предприятии, для настройки данной модели применяются сценарии, показатели и их связи, также внедрение системы бюджетирования на предприятии требует таких инструментов, как бюджетные регламент и ордера, классификаторы, система отчетности - внедрение системы бюджетирования на предприятии включает даже и план счетов. Со специалистами компании ИТАН внедрить бюджетирование на предприятии не составит труда.