15.07.2020

Этапы внедрения бюджетирования

Внедрение системы бюджетирования силами как приглашенных специалистов из профилированной внешней компании, так и сотрудников финансово-экономического подразделения компании является чрезвычайно важной задачей, особенно в свете непростой экономической ситуации. Для успешной реализации проекта внедрения бюджетирования необходима тщательно продуманная методология, разработанная в соответствии с особенностями и потребностями конкретного предприятия.

Этапы внедрения бюджетирования

Как известно, перед тем, как начинать внедрение бюджетирования на предприятии, необходимо точно определить его рамки. Это означает, что нужно определить границы и масштабы предстоящих работ, в частности, то, какие именно бюджетные процессы будет охватывать внедряемая система, уровень детализации форм ввода данных и бюджетных форм, какие центры финансовой ответственности будут вовлечены в процесс, а также какими функциональными возможностями должна обладать система и какие работы будут проведены в рамках проекта внедрения системы бюджетирования.

Этап первый: проведение диагностики бизнес-процессов компании

Этапы внедрения бюджетирования включают в себя первоначальное обследование и сбор данных о бизнес-процессах, финансовой и организационной структуре организации, а также существующих негласно или утвержденных методологических документов, регламентирующих в компании бюджетирование.

Разработка системы бюджетирования включает в себя множество факторов, так или иначе на нее влияющих. Для того, чтобы внедрение бюджетирование на предприятиии  было успешно реализовано, необходимо оценить:

  • организационную и финансовую структуру предприятия;
  • бюджетный регламент и положение о бюджетировании (при их наличии);
  • процедуру согласования бюджета;
  • специфику ключевых видов бизнеса компании;
  • главные технологические процессы;
  • ИТ инфраструктуру компании.

Этап второй: создание методологии

Внедрение систем бюджетирования в «1С» требует создания или доработки методологии для новой системы. Бюджетный регламент и положение о бюджетировании позволят системе работать максимально корректно, поэтому их необходимо сформировать или оптимизировать на втором этапе работ. Данные документы должны содержать в себе правила, процедуры и срок формирования бюджета.

Внедрение бюджетирования в 1С

Этап третий: выбор программной платформы

Автоматизация становится следующим этапом, на котором необходимо остановиться на конкретном программном продукте. Опыт внедрения бюджетирования в «1С» многих отечественных компаний позволяет говорить о том, что данная система отлично зарекомендовала себя в плане постановки на предприятиях бюджетного процесса. Поэтому многие компании продолжают выбирать решение от отечественного разработчика приложений для бизнеса.

Данный программный продукт имеет достаточную функциональность для решения разнообразных задач, надежен и удобен в работе, отличается гибкостью настройки, благодаря чему его можно полностью адаптировать под нужды конкретного предприятия. К тому же разработчики «1С» повышенное внимание уделяют поддержке и обновлению программ, которые остаются всегда актуальными.

Этап четвертый: Формирование технического задания

Этапы внедрения бюджетирования невозможно описать без очень важного из них – создания технического задания разработки автоматизированной системы. В ряде случаев оно может проходить в одно время с проведением настройки системы, что является вполне нормальным, поскольку во время разработки системы часто принимаются решения об изменении ее функциональных составляющих, какой-либо процедуры и алгоритма расчета или модификации элементов справочника, бюджетных форм и т.п.

Этап пятый: внедрение автоматизированной системы

Внедрение бюджетирования в «1С» включает процессы проведения настройки новой системы, ее тестирование и опытную (пробную) эксплуатацию. Во время тестирования должна быть проверена работа всех алгоритмов. Опытная эксплуатация помогает выявить ошибки и недоработки в системе и ликвидировать их.

Этап шестой: промышленная эксплуатация

На данном этапе внедрения системы бюджетирования пользователи должны полностью отказаться от работы по старой методологии и в других системах. На этапе ввода в промышленную эксплуатацию группа технической поддержки проводит мероприятия по поддержанию функционирования системы, осуществляет консультации пользователей – сотрудников предприятия и при необходимости обновляет конфигурацию.

Внедрение бюджетирования в 1С

Какие ошибки могут возникнуть при внедрении внедрении систем бюджетирования в «1С»?

  • Бюджетные статьи не соответствуют плановым и фактическим данным.
  • Формирование годового бюджета происходит в отрыве от плана развития компании, при этом с ним не связаны месячные бюджеты.
  • Не существует регламента бюджетирования, или он не исполняется.
  • Отсутствует сбор реальных данных, не проводится план-фактный анализ.
  • Существуют методология и регламент бюджетирования, но бюджетная модель не является автоматизированной.
  • Формирование данных для контроля исполнения месячных бюджетов осуществляется слишком поздно.
  • Разработка и введение системы в эксплуатацию производились без привлечения сотрудников подразделений, непосредственно участвующих в бюджетном процессе.
  • Формирование и утверждение бюджетов центров финансовой ответственности проходит без участия их сотрудников, силами планово-экономической службы предприятия.
  • Постановка бюджетирования произведена без учета действующего на предприятии способа отражения в управленческом учете финансовых и хозяйственных операций.

Все эти факторы необходимо учесть при внедрении на предприятии бюджетирования, и тогда реализация проекта будет успешной. Для того, чтобы избежать досадных ошибок, необходимо привлекать к решению задачи постановки бюджетного процесса квалифицированных специалистов, имеющих большой опыт и эффективную методологию разрешения различных проблем.

Подсистема «Бюджетирование», включенная в систему «ИТАН: Управленческий баланс ПРОФ», была разработана для проведения быстрой и действенной постановки бюджетирования на современном предприятии. Подсистема имеет функцию формирования собственной модели бюджетного управления для каждой конкретной организации. Для настройки данной модели применяются сценарии, показатели и их связи, бюджетные регламент и ордера, классификаторы, система отчетности и план счетов.

ИТАН – гибкое решение по финансовому управлению для среднего и крупного бизнеса!

Есть сомнения? Посмотрите таблицу сравнения.