Автоматизация казначейства с помощью 1С

Автоматизация бюджетирования и казначейства представляет собой процесс формирования и внедрения информационной системы, необходимой для выполнения следующих задач:

• планирования, контроля и управления денежными средствами организации;
• повышения доходности с помощью оперативного стратегически грамотного и обоснованного управления движением денежных средств;
• снижение существующих и вероятных финансовых рисков;
• также автоматизация казначейства на 1С способствует уменьшению операционных расходов и затрат на формирование финансовой и управленческой отчетности.

Функции, которые казначейство 1С выполняет в компании

Они разделяются на две группы, зависящие от структуры подразделений предприятия и организации их работы.

• Первичные функции являются базой для выполнения хозяйственных операций, без которых невозможно осуществлять бизнес-деятельность фирмы.
• Вторичные функции выполняют планирование, управление и контроль над движением денежных средств компании в общем.

К первичным функциям относятся:

• обработка всех существующих денежных поступлений, банковских выписок и платежей;
• отображение финансовых операций в системе учета;
• мониторинг остатков финансовых ресурсов;
• распределение денег между счетами;
• создание ежедневных денежных позиций;
• контроль над дебиторской задолженностью;
• валютные и кредитные контролирование.

Ко вторичным функциям относят:

• контроль целевого использования финансов;
• концентрацию денежных ресурсов;
• администрирование счетов;
• прогнозирование движения денежных средств;
• создание отчетной документации по основным показателям;
• управление оборотным капиталом и ликвидностью;
• размещение временно свободных денег;
• организация фабрики платежей, представляющей собой централизацию казначейских функций.

Инструменты управления казначейства 1С:

• планирование и контроль, включающие: ведомость по денежным средствам, контроль операций с деньгами, реестр платежей, исполнение смет и контрактов, лимитирование расходов финансов, план-факт исполнения бюджета движения денежных средств, контролирование дебиторской задолженности;
• банковские операции, к которым относятся: составление и исполнение графика оплат и начислений, план-факт по начислениям и оплатам, обороты по депозитам и кредитам, ведение реестра договоров, сверка банковских выписок и расчетов.

Внедрение казначейства 1С: основные этапы

На первой стадии необходимо продиагностировать финансово-экономическую систему предприятия, а именно: определить имеющуюся казначейскую функцию. Затем нужно выявить ключевые риски бизнес-процессов и решения для их минимизации. Далее требуется оценить целесообразность вложений в новую информационную систему.

На втором этапе проектирования информационной системы создается ее проект и план автоматизации, а также проект электронного документооборота и бизнес-процессов. Дальше разрабатывается нормативно-справочная информация, управленческая, финансовая и налоговая отчетность, разрабатываются требования к системе автоматизации казначейства 1С

На третьей стадии можно приступать к реализации проекта и процедур, бизнес-процессов и инструментов контролирования. Создается электронный документооборот, новый пакет финансовой и управленческой видов отчетности. Затем можно приступать к обучению пользователей внедренным процессам. Проводится контроль качества вводимой в эксплуатацию системы, создается фабрика платежей и проводится централизация банковского обслуживания.

Четвертый этап - промышленная эксплуатация казначейства 1С: создание инструкций для сотрудников, поддержка и сопровождение информационной системы, анализ функционирования программного обеспечения и выполнения им поставленных задач, устранение обнаруженных недостатков, внесение нужных модификаций в инструкции и в систему.

Преимущества автоматизации 1С казначейства для разных видов бизнеса

Для крупного бизнеса - холдингов и корпораций - автоматизация бюджетирования и казначейства предоставляет следующие выгоды:

• управление ликвидностью;
• составление прогноза движения денежных средств;
• проведение оптимизации оборотных капиталов;
• управление финансовыми рисками в виде контроля валютно-кредитных, процентных и других финансовых угроз;
• уменьшение остатков на счетах путем полного использования получаемой выручки «день в день»;
• снижение потребности получения кредитов;
• оптимизация валютных операций;
• минимизация потерь из-за разницы курсов;
• расчет валютных позиций;
• заключение хеджирования;
• страхование от неблагоприятных изменений цен на рынке и процентных ставок с помощью выделенных инструментов и других внешнеэкономических операций;
• заключение сделок слияния и поглощения;
• выпуск облигаций и акций;
• прозрачные отношения с инвесторами, банками и партнерами.

1С казначейство для среднего и малого бизнеса

Для малых и средних предприятий автоматизация бюджетирования и казначейства также предоставляет множество преимуществ, среди которых:

• снижение вероятности ошибок в бухгалтерской отчетности путем автоматической загрузки и проверки выписок;
• снижение числа счетов, выставляемых на оплату;
• введение автоматического контроля проведения платежей;
• устранение кассовых разрывов;
• предотвращение ситуаций, когда поступление денег и оплата расходов осуществляется в разные дни;
• предупреждение мошенничества с помощью визирования поступающих заявок на оплату;
• повышение контроля безопасности платежей;
• запрет несогласованных переводов и платежей;
• создание отчета по движению финансовых средств с помощью платежного календаря;
• использование ведомости по движению денежных средств;
• контроль над дебиторской задолженностью;
• проведение реструктуризации кредитов и недопущение новых задолженностей;
• внедрение фабрики платежей;
• организация взаимодействия с банками по проведению платежей;
• контролирование ликвидности и минимизации рисков в финансовой сфере.

Перечисленными плюсами автоматизации бюджетирования и казначейства можно будет воспользоваться при условии ее грамотного проведения силами опытных специалистов и современного программного обеспечения, предоставляемых компанией «ИТАН».