Автоматизация электронного документооборота – интеграция системы ЭДО (на примере Диадок) + ИТАН: Управленческий баланс + 1С:Предприятие.

10 марта 2023

ОСНОВНЫЕ АВТОМАТИЗИРУЕМЫЕ ПРОЦЕССЫ:

1. Создание контрагента в справочнике 1С:Бухгалтерия (возможны другие конфигурации, далее 1С);

2. Создание договора в ИТАН: Управленческий баланс (Далее «ИТАН»):

2.1. Новый – основная часть договора;

2.2. Дополнительное соглашение, приложение, смета и т.д. – доп. часть договора.

3. Создание на основание входящего Счета от поставщика > документа ИТАН «Заявка на платеж», с последующим согласованием и запуском в оплату через Реестр платежей;

4. Создание на основание входящего Акта (УПД, Накладной) > документа ИТАН Заявка па поставку > «Поступление (акт накладная)», с заполнением реквизитов и аналитик управленческого учета.

ОПИСАНИЕ РЕШЕНИЯ

Подсистема ИТАН включает в себя функциональные блоки для выполнения операций получения электронных документов из портала ЭДО Диадок для последующего согласования сотрудниками компании. Настройка согласования документов выполняется с использованием функционала ИТАН «Регламент документов».

Обращение к платформе ЭДО для получения документов выполняется по API интерфейсу, разработанному провайдером СКБ Контур (Диадок).
Описание API доступно по ссылке https://diadoc-sdk.readthedocs.io.

В системе предусмотрено три этапа выполнения обработки получаемых документов:

1. Загрузка документа в виде карточки ДО (документооборота), рассылка уведомлений на e-mail о поступлении новых документов.

2. Проведение согласования и утверждения нового полученного документа, подписание согласованного документа ЭЦП.

3. Перенос утвержденного документа из модуля обработки входящих документов в «1С:Бухгалтерия + ИТАН». Документ должен быть создан и заполнен автоматически.

Подсистема ИТАН в автоматическом режиме выполняет периодическую проверку поступления новых документов от контрагентов на платформе ЭДО. Данные новых необработанных документов будут загружены в ИТАН в виде карточек ДО.

В подсистеме ИТАН обрабатываются следующие виды документов:

Счета от поставщиков
Акты, УПД, Накладные
Сметы
Договор и приложения к нему

Для каждого из перечисленных видов документов в подсистеме ИТАН создается шаблон карточки ДО с набором всех необходимых данных. При загрузке нового документа автоматически определяется вид документа. Для каждого типа документа настраивается маршрут согласования. Документ может быть передан на согласование автоматически, если все обязательные поля заполнены. При этом, сотрудник, выполняющий согласование, может внести правки или комментарии к документу. Предусмотрен упрощенный вариант маршрута для повторного согласования документа, если в него вносились правки.

При согласовании документа на каждом этапе маршрута для каждой роли должны быть указаны действия, доступные сотруднику: согласовать, отклонить, вернуть на доработку, подписать, отказать в подписании. Все действия фиксируются и доступны для просмотра участникам согласования. Этапы согласования документа последовательны: одобрение следующим пользователем происходит только после согласования с предыдущим.

Если документ подразумевает подписание УКЭП, то подписанный документ передается на платформу ЭДО. В подсистеме ИТАН сохраняется первичный документ и файлы подписей к нему. Для контроля исполнения согласования документа предусмотрена возможность отслеживания этапов этого процесса.

Для контроля за своевременностью прохождения каждого этапа согласования в маршрутах в настройках подсистемы предусмотрена возможность указывать временные параметры для каждого этапа. В случае превышения времени, отведенного на прохождение этапа согласования, автоматически выполняется рассылку уведомлений ответственным за процесс сотрудникам.

После завершения согласования и утверждения документа в подсистеме предусмотрен функционал автоматического формирования и заполнения соответствующего электронного документа в 1С ИТАН.

СТРУКТУРНАЯ СХЕМА РЕШЕНИЯ

ПОДРОБНОЕ ОПИСАНИЕ РАБОТЫ ПОДСИСТЕМЫ ИТАН

Создание документов 1С ИТАН через модуль Интеграция Диадок – ИТАН, если документы получены от контрагента по средствам СЭД Диадок:

ЗАЯВКА НА ПОСТАВКУ (УБИ) – получен Акт выполненных работ, УПД;
ЗАЯВКА НА ПЛАТЕЖ (УБИ) – получен Счет на оплату;
ЧАСТЬ ДОГОВОРА (осн.) – получен новый договор;
ЧАСТЬ ДОГОВОРА (доп.) – получены Дополнительное соглашение, Приложение, Заявка или пр.

ВИДЫ ОПЕРАЦИИ ЗАЯВКИ НА ПОСТАВКУ

«Поступление товаров» – выбирается для фиксации и согласования факта получения товаров;
«Поступление услуг» – выбирается для фиксации и согласования факта получения услуг;
«Поступление НМА» – выбирается для фиксации и согласования факта получения услуг, связанных с созданием Нематериального актива;
«Поступление ОС» – выбирается для фиксации и согласования факта получения товаров, связанных с созданием Основного средства;
«Поступление услуг, связанных с доработкой НМА» - выбирается для фиксации и согласования факта получения услуг, связанных с доработкой введенного ранее в эксплуатацию Нематериального актива;
«Услуги аренды, лизинга» - выбирается для фиксации и согласования факта получения услуг аренды или лизинга – не выбирать.

МЕХАНИЗМ РАБОТЫ ИНТЕГРАЦИИ ДИАДОК – ИТАН

Пользователи имеют возможность непосредственно из 1С выполнять следующие действия:

Принимать приглашения контрагентов обмениваться с ними электронными документами
Заблокировать контрагента и прекратить обмен электронными документами

СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТА 1С

Из полученных данных Диадок можно сформировать следующие документы 1С:

Договор
Часть договора
Заявка на платёж
Заявка на поставку по договору

Из Диадок поступают документы различных типов, которые пользователь, перед началом работы с ними, должен интерпретировать в качестве следующих уточнённых типов:

Договор
Дополнительное соглашение
Счёт на оплату
Акт/Накладная
Счет-фактура

Вид документа 1С, который будет формировать обработка, строго зависит от значения Уточнённого типа:

ДОГОВОР - будут созданы два документа 1С ИТАН «Договор (УБИ)» и «Часть договора (УБИ)» с типом «Основная часть».

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ - будет создан документ 1С ИТАН «Часть договора (УБИ)» с типом «Дополнительная часть».

СЧЁТ НА ОПЛАТУ - будет создан документ 1С ИТАН «Заявка на платёж».

АКТ/НАКЛАДНАЯ - будет создан документ 1С ИТАН «Заявка на поставку по договору». С последующим автоматически создаваемом документов «Поступление (акт/накладная/УПД) в 1С:Бухгалтерия.

СЧЕТ - ФАКТУРА - Документ 1С ИТАН не создаётся, но Счет-фактура прикрепляется к ранее созданному документу 1С ИТАН «Заявка на поставку по договору», в карточке которого прописываются реквизиты - Номер и Дата Счета-фактуры

ПОДПИСАНИЕ ДОКУМЕНТА В СИСТЕМЕ ДИАДОК
из маршрута согласования

Подписание документов, полученных из системы Диадок выполняется при визировании на маршруте его согласования. Для таких документов настроены специальные маршруты, в которых одним из этапов визирования включена стадия подписания руководителем с ЭЦП.

При установке на этом этапе состояния согласования «Согласован», при выполнении команды «Ок» откроется форма подписания документа.

Пользователь должен выполнить команду «Подписать» и дождаться завершения выполнения процедуры подписания. Время ожидания зависит от скорости работы сервера Диадок.

Таким образом система ИТАН позволяет автоматизировать получение из Диадок, создание, согласование, бюджетный и договорной контроль, подписание и отправку электронных документов обратно в Диадок.