Учет договоров в «1С»

В программе 1 С согласование договоров, а также так или иначе связанные с ними документы составляют существенную часть объема всей документации в любой компании. Поскольку в 90% случаев деятельность компаний связана с взаимодействием с контрагентами, приходится в обязательном порядке заключать договоры купли-продажи, аренды, лизинга и др. Автоматизация учета договоров и специальная программа учета договоров позволяют намного упростить ведение документооборота, используя согласование договора в 1С. Так например, используя автоматизацию учета договоров на основе программы на платформе 1С, можно обеспечить автоматическое заполнение множества реквизитов, согласование сумм и сроков платежей, а также другие важные моменты, которые являются обязательной составляющей договора. Это не только ускоряет процесс исполнения обязательств по каждому заключаемому договору, но и позволяет избежать ошибок, которые возникают вследствие человеческого фактора.

Автоматизация договорной работы и любая программа учета договоров, которая будет использоваться в ходе деятельности предприятия, обязательно должна учитывать важность занесения в базу полной информации о контрагентах компании, когда осуществляется автоматизация учета договоров. Это сроки действия договоров, суммы, возможно в 1С согласование номера договоров и прочая информация, которая может пригодиться в дальнейшей работе. Также в 1С согласование и автоматизация договорной деятельности и каждая программа согласования договоров должна фиксировать создание дублей по разным критериям с возможностью их удаления или корректировки – этим отличается программа для учета договоров на базе 1С, когда проводится в 1С Документооборот согласование договоров. При этом дубли должны фиксироваться и устраняться в автоматическом режиме, чтобы избежать необходимости проводить ручную «чистку» базы данных с затратой колоссального количества рабочего времени. Наличие дублей в информационной базе данных предприятия (что исключает программа 1С договора) существенно замедляет работу с договорными моментами, поскольку необходимо будет сверять корректность каждой версии договора с ее дублем. Использование согласования договоров в 1С позволит избежать дубляжа при формировании договоров и их реализации, и тем самым, оперативнее работать по договорным вопросам. В программе 1С согласование договоров и учет договоров будет происходить максимально автоматизированно, предоставляя конечным пользователям программы 1С договоры готовые данные о состоянии каждого договора на предприятии.

Перечислим наиболее распространенные документы, связанные с договорами, которые должна включать программа согласования договоров (осуществляя в 1С учет договоров):

• 1С учет договоров 8 должна содержать коммерческие предложения
• программа для работы с договорами 1С должна включать дополнительные соглашения
  
• также автоматизация согласования договоров должна включать приложения к договорам (включая, например, календарные планы и спецификации) и др. В 1С документооборот договорная работа должна быть комплексной.

В 1С учет договоров включает в себя значительное число различных этапов, в каждом из которых участвуют те или иные сотрудники организации. Договорную работу часто называют основой бизнес-деятельности каждого предприятия, независимо от направления этой деятельности. Программа учета договоров и программа согласования договоров (где происходит управление договорами 1С) помогает автоматизировать ее, сделать обработку документов более эффективной. Реализованное в 1С согласование договоров (программа для работы с договорами 1С) и автоматизация работы с ними влияют на рентабельность компании и устойчивость ее позиции на рынке.

Автоматизация согласования договоров, учет договоров и программа для работы с договорами 1С позволяет упростить работу с ними на каждом этапе:

• подготовка проекта нового договора и дальнейшее управление договорами 1С;
• в 1С учет договоров осуществляет создание регистрационной карточки договора с номером;
• программа для работы с договорами ведет автоматизацию согласования договоров;
  
• в 1С учет договоров возможно их согласование;
• также программа для работы с договорами осуществляет передачу контрагенту на подпись, чтобы ускорить согласование договора в 1С;
• в 1С учет договоров осуществляет контроль сопроводительной документации, позволяя ускорить согласование договора в 1С;
• планирование исполнения договора;
• в 1С учет договоров производит осуществление контроля и при необходимости продление срока действия;
• в 1С учет договоров фиксирует также их расторжение;
• также осуществляя учет договоров, программа позволит упростить другие этапы работы с договором.

Управленческая отчетность 1 С – это широкие функциональные возможности. Автоматизация учета договоров значительно облегчает осуществление многих операций с помощью выполнения их в автоматическом режиме. Так, при ведении учета договоров в программе «1С: Документооборот 8» предусматривается возможность автозаполнения шаблона. Автоматизируя составление и учет договоров, программа позволяет автоматически заполнять следующие карточки договора:

• номер;
• дата заключения;
• контрагент;
• время действия;
• размер суммы и пр.

Особенно важно, что программа учета договоров поддерживает заполнение файлов OpenOffice и Word. Также, осуществляя в 1С учет договоров, при заполнении одного из шаблонов договоров можно вводить как основные, так и дополнительные реквизиты, в том числе предмет договора и условия осуществляемых по нему платежей и данные, содержащие дополнительные реквизиты организаций и контрагентов (в первую очередь, это, как правило, номер банковского счета). При заполнении полей программа для работы с договорами позволяет на них указать, например, реквизит договора.

Автоматизация учета договоров предполагает, что регистрационные карточки договоров находятся во встроенном справочнике программы «Внутренние документы». Для определенного вида внутренней документации создается флажок «Является договором». Когда данный флажок установлен, документ начинает автоматически считаться договором. Программа для учета договоров на базе 1С начинает учитывать его. У всех договоров внутри программы для учета договоров 1С есть специальная карточка с особыми реквизитами.

Реквизиты карточки договора

Программа для учета договоров на базе 1С подразумевает, что в карточке договора ведется учет по корреспондентам, где фиксируются сам корреспондент, с которым заключается договор, его контактное лицо и данные того, кто подписал документ от корреспондента. Внесение этих данных особенно важно, когда происходит учет договоров, потому что они могут понадобиться для поиска определенного договора, формирования отчетов, переписки, сохранения контактной информации и в дальнейшем для заполнения создаваемых шаблонов, чтобы учет договоров был всесторонним.

Также карточка должны содержать срок действия заключенного соглашения, включая его начало и окончание, признак бессрочного договора или порядок его продления. Это нужно для контроля над длительностью соблюдения соглашений и своевременного их продолжения, подобный учет договоров программа 1С полностью реализует.

В карточке договора должны быть обязательно зафиксированы сумма и валюта договора. Данная информация особенно важна при:

• поиске документов,
• формировании сводных отчетов,
• проведении настройки маршрута согласования на основании суммы,
• контроле присутствия сопроводительной документации.

При ведении учета договоров «1С» можно загрузить в программу из Общероссийского классификатора валют, а курсы - с сайта РБК. Автоматизация управления договорами также позволяет настроить определенный вид валюты по умолчанию. В 1С учет договоров 8 по сумме также можно применять и к другим документам - счетам, счетам-фактурам, накладным, актам приема-передачи и др.

Согласование договоров

Является, пожалуй, наиболее ответственным и трудоемким процессом. Управление договорами в 1С позволяет использовать расширенные возможности согласования:

• смешанное (последовательно-параллельное);
• условное;
• автоподстановка;
• с учетом графиков работы;
• с использованием составных бизнес-процессов.

Смешанное согласование подразумевает, что оно может выполняться параллельно сразу несколькими исполнителями, либо несколько участников выполняют его последовательно, затем снова – параллельно и т.д.

Автоматизация согласования договоров позволяет выполнять его условно: маршрут согласования договора определяется какими-либо условиями, например, суммой, контрагентом и т.п. Для этого реализованное в 1С согласование договоров выполняется со специальной настройкой, которая определяет в дальнейшем весь маршрут  и процесс согласования договоров в 1С.

В режиме автоподстановки можно в шаблоне бизнес-процесса указать название специальной функции, которая должна возвращать ссылку на пользователя или роль. Во время формирования бизнес-процесса из шаблона автоматически вычисляется значение автоподстановки и подставляется в процесс. Программа учета договоров уже содержит преднастроенные автоподстановки. При согласовании с учетом графиков работы учитывается время работы исполнителей. Возможность предусмотрена в версии КОРП.

Согласование договоров в 1С с использованием составных бизнес-процессов создается процесс «Обработка внутреннего документа», в котором реализуется общая схема формирования и исполнения документа. Автоматизация согласования договоров позволяет создавать составные бизнес-процессы. Это позволяет провести не только согласование, но и утверждение, и регистрацию, и рассмотрение, и, наконец, исполнение внутреннего документа. В последующем программа для согласования договоров позволяет использовать сформированный бизнес-процесс можно будет использовать в качестве образца для формирования собственных бизнес-процессов компании. Автоматизация согласования договоров с использованием этой функции доступа в версии КОРП.

Передача на подпись контрагенту

При выполнении данного процесса предусмотрена возможность контроля возврата переданного экземпляра. Это означает, что после передачи договора на подпись контрагенту нужно контролировать срок возврата экземпляра компании. С этой целью можно воспользоваться встроенным механизмом журнала передачи, отражающим факт передачи документа.

Также в журнале предусмотрена функция фиксирования передачи корреспонденту - контактному лицу корреспондента, предусматривающая указание контактного лица в графе «Кому передан».

В журнале можно указать срок возврата – время, на которое передается договор, для чего нужно заполнить соответствующий реквизит.

Отчет «Журнал передачи» содержит перечень документов, находящихся у корреспондентов. В нем же можно ознакомиться со списком невозвращенных в срок документов, в 1С автоматизация договоров предусматривает данную возможность.

В программе также предусмотрено автоматическое отражение передачи корреспонденту: при отправке внешнего документа, созданного на основании внутреннего исходящего документа, факт передачи отображается в журнале (программа для работы с договорами фиксирует каждый документ).

Контроль сопроводительной документации

Договор может иметь множество связанных с ним документов, в том числе:

• приложения
• дополнительные соглашения
• протоколы переговоров и разногласий
• подрядные договоры
• накладные
• акты
• переписку и др.

При ведении в «1С» учета договоров предприятия можно увидеть структуру связей по каждому отдельному договору, проследить всю историю переписки по нему, получить список всех дополнительных соглашений, актов и т.п. Система предусматривает множество возможностей осуществления контроля сопроводительной документации.

Планирование выполнения договора

С целью исполнения договора и периодически возникающих обязательств, в частности, ежемесячных выплат или отгрузок, можно применять механизм периодических бизнес-процессов. При необходимости каждый месяц производить оплату по договору, например, 10-го числа, ответственный за данный договор должен сформулировать для бухгалтера первое поручение «Выполнить оплату по договору» и указать расписание. Функция содержится в версии КОРП.

Учет срока действия договора

В карточке каждого документа содержатся реквизиты, необходимые для указания срока его действия. В программе «1С» есть функция, позволяющая получать списки договоров, у которых скоро закончится срок действия. В отчете могут быть показаны договоры, действие которых подходит к концу на этой или на следующей неделе, в этом или в следующем месяце.

Продление срока действия

Также карточка договора может содержать порядок продления договора, содержащийся в специальном реквизите Продление, могущего иметь следующие значения: «Не продлевается», «Допускает продление», «Автоматическое продление» (на год, квартал, месяц, бессрочно).

Осуществление контроля

При использовании системы для ведения учета договоров предприятия можно составлять различные виды отчетов, помогающих их контролировать и анализировать. Среди них:

• Список заключенных договоров
• Договоры, у которых истекает срок действия
• Расторгнутые договоры
• Сопроводительные документы
• Динамика изменения сумм договоров
• Динамика числа договоров

Расторжение договора

Для удобного учета договоров предприятия, которые были расторгнуты, можно воспользоваться реквизитом Расторгнут в карточке договора, который содержит программа для согласования договоров. Дополнительно в 1С согласование договоров можно также указать, с помощью какого именно документа договор не исполнен или прерван: по дополнительному соглашению, решению суда и др.

Автоматизация учета договоров и автоматизация согласования договоров позволяет использовать функцию составления отчета по расторгнутым договорам, в котором будут отражены дата и номер каждого прерванного договора, его контрагент, время расторжения, использованные документы и т.п., что ускорит процесс согласования договоров в 1С.

Другие процессы

К числу остальных процессов договорной работы, которые включает программа для работы с договорами (либо система согласования договоров в 1С), можно отнести управление договорами 1С и поиск документов по атрибутам через 1С Договоры. В версии КОРП автоматизация управления договорами предполагает возможность потокового сканирования документов и штрихкодирования документов с поиском по штрих-коду договора, чтобы упростить при помощи 1С согласование документации.

Воспользуйтесь бесплатной квалифицированной консультацией от специалистов компании ИТАН, чтобы детальнее разобраться в теме «Учет договоров в 1С» и подобрать оптимальный программный продукт на платформе 1С для вашего бизнеса. Наших специалистов отличает глобальный опыт работы с предприятиями разного типа, а также возможность подобрать программу под любой бюджет и любые потребности. Оставьте вашу заявку на консультацию прямо на странице – она проводится в режиме онлайн и не занимает много времени. При заполнении заявки понадобится минимум ваших данных – ФИО, телефон, электронная, почта, также можно указать тему обращения и конкретные вопросы, которые хотелось бы задать специалистам компании ИТАН, по теме учета договоров в 1С. Оказанная консультация и выполненное после нее внедрение учета договоров в 1С – эффективное решение для вашего бизнеса!