Система бюджетирования

Бюджетирование - производственно-финансовое планирование бизнес-деятельности организации с помощью формирования ее общего бюджета и бюджетов ее подразделений. Внедрение систем бюджетирования обеспечивает выявление их финансовых расходов и результатов.

Система бюджетирования дает предприятию дополнительные возможности для увеличения прибыли и ускорения роста, что подтверждают выполняемые данной системой задачи после того, как завершилось внедрение системы бюджетирования. Основные цели и задачи, которые имеет система бюджетирования на предприятии:

• внедрение систем бюджетирования дает рост финансовых результатов;
• внедрение систем бюджетирования дает эффективное управление ресурсами;
• внедрение систем бюджетирования обеспечивает повышение управляемости;
• внедрение системы бюджетирования обеспечивает формирование базы данных для принятия управленческих решений;
  
• внедрение систем бюджетирования дает увеличение эффективности расходов и капиталовложений (в области их влияния на понижение себестоимости продукции, производительность труда, также внедрение системы бюджетирования влияет на рост объема продаж и т.п.)
  

Почему не все компании используют бюджетирование?

Внедрение систем бюджетирования не выполняют по нескольким причинам:

• внедрение системы бюджетирования откладывают из-за непонимания важности бюджетирования и назначения бюджетного планирования;
• незнание того, с помощью каких средств автоматизации и информационных систем возможно внедрить бюджетирование;
• также внедрение системы бюджетирования не выполняют при нежелании расходовать средства и время на внедрение и освоение бюджетирования;
  
• противодействие внедрению системы бюджетирования со стороны персонала и руководства подразделений и служб, которые должны будут участвовать в планировании бюджета и решении поставленных задач.

Как можно устранить перечисленные проблемы?

Непонимание важности бюджетирования того, зачем необходимо внедрение системы бюджетирования, и незнание того, с помощью каких средств автоматизации и информационных систем можно реализовать внедрение систем бюджетирования, возникают из-за недостатка информации. Чтобы их устранить, и осуществить внедрение системы бюджетирования, нужно лишь потратить небольшое количество времени на поиск информации о процессе «внедрение систем бюджетирования» в том же Интернете или пообщаться с представителями ИТ разработчиков, занимающихся проектами внедрения бюджетирования в компаниях. Специалисты объяснят, что такое система бюджетирования, и для чего необходимо внедрение системы бюджетирования, проведут внедрение систем бюджетирования, помогут сформировать либо усовершенствовать бизнес-процессы управления и принятия финансовых решений, которых требует внедрение бюджетирования. Если возникнет такая необходимость, интегратор системы также поможет подкорректировать структуру организации для более эффективного ее функционирования в рамках такой процедуры, как внедрение бюджетирования.

При нежелании расходовать средства и время на внедрение и освоение бюджетирования самостоятельно либо же с помощью специализированных компаний нужно определиться с тем, какие многочисленные выгоды получит организация от осуществления проекта. Обычно полученная информация помогает руководителям убедиться в том, что внедрение системы бюджетирования и автоматизация бюджетирования необходимы и очень важны.

При противодействии со стороны сотрудников его следует преодолевать силами топ-менеджмента, чья заинтересованность является одним из неотъемлемых факторов успешности каждого внедрения автоматизированной системы. Конечно, после введения на предприятии бюджетирования появляется дополнительная работа по планированию, которую должны будут выполнять ответственные за бюджет сотрудники, которых может пугать появление ответственности за выполнение разработанных планов. Если на предприятии нет бюджетирования (не произведено внедрение системы бюджетирования), то процессы исполнения даже краткосрочных планов являются непрозрачными, что позволяет недобросовестным работникам перекладывать свою вину на другой отдел, сотрудника или службу за невыполнение плана, что исключает внедрение системы бюджетирования. Также вполне объяснимо и желание таких специалистов не усложнять свою работу, к чему на их взгляд, приведет внедрение систем бюджетирования, никак не способствуя росту ее эффективности.

Что нужно сделать, чтоб система бюджетирования была внедрена?

Перед началом процесса необходимо осознавать, что внедрение системы бюджетирования нельзя выполнить за день или неделю, просто установив программное обеспечение для работы с бюджетом. Внедрение систем бюджетирования - это сложный и трудоемкий процесс создания механизмов планирования и прогнозирования бизнес-деятельности организации и средств контроля с последующей масштабной реализацией данных планов. Во внедрении должны принимать участие не только руководители, заинтересованные в развитии компании и результатах работы, но и те сотрудники, которые будут строить эти планы в разрезе статей бюджетов для отделов и подразделений или конкретных проектов, лично используя внедрение системы бюджетирования.

Для любой компании формирование бизнес-процессов финансового планирования и исполнения планов и мер, принимаемых для этого, а также роста эффективности работы, является уникальным. В то же время существуют и общие рекомендации, понятия и инструменты, способствующие стандартизации этих процессов и достижения наилучших результатов. Поэтому компании, занимающейся реализацией проекта, нужно изучить и хорошо понять специфику деятельности автоматизируемого предприятия.

Для этого в проекте внедрения должны обязательно участвовать сотрудники компании, задействованные в автоматизируемых процессах на каждом этапе. Также необходимо провести анализ бизнес-процессов и выработать рекомендации. Часто в процессе внедрения компания не только получает эффективную схему взаимодействия подразделений, отделов и филиалов, но и эффективно распределяет работу между отдельными подразделениями, получая ценную информацию в результате проведенного исследования.

Функции бюджетирования и финансового анализа

• Финансовое планирование – формирование планов и прогнозов на определенные периоды.
• Аналитическая функция - формирование бизнес-идеи с постановкой целей; разработка стратегии предприятия; анализ операционных альтернатив.
• Финансовый контроль – определение слабых и сильных сторон бизнес-деятельности; сопоставление поставленных в прошлом задач и их результатов.
• Финансовый учет – анализ произведенных действий и на его основе построение стратегии и планирование.
• Координационная функция – согласование блоков оперативного планирования.
• Коммуникационная функция - согласование планов различных подразделений организации; закрепление зон ответственности исполнителей.
• Мотивационная функция – принятие сотрудниками составленного плана; ясность поставленных целей; поощрение за выполнение и наказание за срыв плана.

Что такое автоматизированная система бюджетирования

Это финансовая модель определенной организации, представляющая связанные между собой и реализованные в электронной форме различные виды бюджетов. Применение данной финансовой модели удобно при проведении планирования движения финансовых средств для всех ЦФО (центров финансовой ответственности) с последующим их сравнением с полученными результатами бизнес-деятельности. Также модель полезна и при осуществлении анализа отклонений: того, насколько они опасны для финансовой ситуации или насколько выгодны.

При внедрении системы бюджетирования производится моделирование автоматизированной системы. В этом процессе в обязательном порядке должны участвовать и руководитель финансовой службы, и те из сотрудников предприятия, которые должны заниматься формированием бюджетов и контролем их исполнения.

Так как требующиеся для использования финансовой модели данные необходимо брать из других действующих в компании учетных систем, она должна включать:

• систему бюджетов,
• инструменты, позволяющие с ней работать,
• средства, нужные для организации совместной работы над документами,
• средства импорта информации из других систем учета.

Выбор интегратора

Постановка бюджетирования является одной из самых значимых задач при внедрении автоматизированной системы на большинстве отечественных предприятий, топ-менеджмент которых осознает, насколько важно эффективное планирование движения денежных средств. В связи с этим к выбору специализированных программных решений приходится подходить с особенной тщательностью. Несмотря на то, что многие российские интеграторы и создатели профессионального программного обеспечения заявляют о том, что внедрение именно их собственных конфигураций принесло обслуживаемым ими организациям весомую экономию и преимущества на рынке, это не всегда соответствует действительности.

Правда, участь разработчиков и интеграторов, переоценивших свои силы, достаточно незавидна: уже после первой-второй неудачи они сходят с бизнес-сцены и, как правило, навсегда. Поэтому при выборе специализированного ПО и того, кто сможет его эффективно внедрить, заставив эффективно функционировать на предприятии бюджетирование, заказчикам следует направлять свое внимание в сторону тех компаний, которые успели на практике доказать, что способны полностью справиться с поставленной перед ними задачей.

Это значит, что выбирать интегратора автоматизированной системы необходимо на основании накопленного им опыта реализации проектов, эффективности его оригинальной конфигурации на базе стандартного программного продукта, индивидуального подхода к клиентам и положительным отзывам состоявшихся заказчиков.

Основные требования к автоматизированной системе бюджетирования

Функциональные требования:

• многовариантное измерение бюджетов;
• наличие средств для расчета, консолидации и распределения данных;
• иерархическая организация параметров измерения бюджетов;
• возможность контроля над тем, что вносимые данные верны;
• контроль регламентов;
• создание отчетных документов;
• функция контроля исполнения бюджета.

Технические требования:

• несложная интеграция с уже имеющимися системами учета;
• возможность формирования единой базы данных;
• надежная защита данных;<
• функции гибкой настройки в зависимости от потребностей организации;
• присутствие многопользовательского режима.

Являющаяся частью программно-методического комплекса «ИТАН: Управленческий баланс» подсистема «Бюджетирование» соответствует всем вышеперечисленным требованиям, что доказывает опыт ее применения во многих компаниях. Проведение автоматизации бюджетирования – это точный учет, правильное планирование и постоянный контроль над движением денежных потоков, а значит, возможность роста доходов и укрепления позиций предприятия на рынке.

Преимущества подсистемы для постановки бюджетирования:

• работа с операционным, функциональным и финансовым бюджетом;
• возможность формирования финансовой модели, отражающей плановый период;
• создание актуальных отчетных документов;
• увеличение скорости реализации стратегических бизнес- целей;
• эффективное управление финансами компании в целом.

Значимым преимуществом конфигурации от ИТАН по сравнению с другими продуктами является то, что ее внедрение не требует внесения никаких изменений в программный код. Гибкая настройки позволит создать модель результативного бюджетного управления, в полной мере соответствующей потребностям бизнес-деятельности заказчика.

Положительный эффект от постановки бюджетирования с решением от ИТАН:

1. система бюджетирования от ИТАН – это надежное управление финансовыми средствами компании по всем направлениям бизнес-деятельности;
2. возможность формирования финансовой модели предприятия на конкретный плановый период;
3. оперативно создаваемые, показывающие реальную ситуацию в компании отчетные документы, в том числе прогнозный баланс, анализ эффективности центра учета;
4. делегированные на основе структуры ЦФО - центров финансовой ответственности -операционные, функциональные и финансовые бюджеты;
5. система бюджетирования – это повышение возможности реализации стратегически важных бизнес-задач и целей, укрепление позиции на рынке.