Формирование мастер-бюджета на базе операционных и финансовых бюджетов

Такое беспроигрышное решение, как автоматизация бюджетирования и казначейства, особенно с использованием системы «ИТАН: Управленческий баланс», помогает сделать выполнение многих операций гораздо более быстрым и качественным, чем вручную. В то же время нельзя забывать и о некоторых технических тонкостях бюджетирования. Расскажем об управлении расходами и о том, как формируется мастер-бюджет.

Как правильно управлять расходами на предприятии

Для того, чтобы работа автоматизированной системы бюджетирования и сотрудников была не формальной, а эффективной и приносящей реальные результаты, а прогнозы оказывались верными, необходимо изначально точно установить предполагаемые расходы и доходы. Проще всего при планировании расходов в качестве основы использовать среднеотраслевую прибыль. Ведь, примерно зная, как много фирма сможет заработать в предстоящем году, можно произвести расчет нормируемой общей суммы затрат и распределить ее по соответствующим статьям.

Иногда приходится превышать заранее запланированный объем расходов. Это может случиться, если на отдельный вид продукции, в частности, повысился спрос и нужно в срочном порядке докупать сырье и материалы для его дополнительного производства. А вдруг на это не хватит финансов? Нужно оценить имеющиеся денежные ресурсы – как собственные, так и привлеченные, например, кредитные – и установить лимит по выбранной статье расходов (сумму, свыше которой уже нельзя будет планировать предстоящие расходы).

Финансовые аспекты процессов

Операционные бюджеты, включая бюджет продаж, запасов готовой продукции, производства, прямых материальных затрат, трудовых затрат, общепроизводственных расходов и бюджеты расходов – это, собственно, происходящие в компании технологические процессы.

Также существуют бюджеты, отражающие финансовый аспект ведения предприятием бизнеса. Они важны для планирования движения денег, которыми оперирует компания. Допустим, она реализовала определенное число товаров, оплату за которые будет получать в течение следующих трех месяцев частями. В этом случае бюджет продаж не сможет отразить, сколько именно реальных денежных средств будет у фирмы в начале следующего года. Так же и относительно расходов: оплата приобретенных предприятием оборудования, мебели и т.п. может производиться постепенно, то есть в рассрочку. Заработная плата при этом выплачивается сотрудникам дважды в течение месяца.

Чтобы точно представить движение денежных средств и в зависимости от него принимать те или иные решения, по каждому операционному бюджету нужно составлять график их поступления либо расходования. В этом как раз очень могут помочь автоматизированные системы бюджетирования. Объединив их, можно получить БДДС – бюджет движения денежных средств, который во многих организациях становится главным финансовым бюджетом. Он позволяет понять, обладает ли фирма реальными деньгами для оплаты своих нужд в данный момент. Также он помогает составить прогноз того, когда и сколько именно денег будет не хватать на покрытие текущих расходов.

Бюджет доходов и расходов позволяет узнать, какой объем прибыли получит предприятие. Чтобы его составить в автоматизированной системе бюджетирования, нужно задействовать данные операционных бюджетов. Не следует в этом виде бюджета выручку от реализации продукции путать с приходом денег за поставленные товары, отражаемую в БДДС. Бюджет доходов и расходов может дать прогноз цены отгруженных товаров на основе прогноза их продажи.

Сходство расчетного баланса с бухгалтерским трудно не заметить, ведь у него даже такая же структура. Данный вид бюджета помогает оценивать активы и пассивы организации и рассчитывать следующие финансовые коэффициенты:

• ликвидности
• рентабельности
• платежеспособности и др.

Однако, если бухгалтерский баланс нужно составлять один раз в квартал, то расчетный баланс формируется каждый месяц. Этот короткий срок помогает быстрее реагировать на финансовое состояние фирмы в зависимости от происходящих в нем изменений и более действенно управлять бизнес-процессами.

При привлечении организацией внешнего инвестирования или получении кредитов необходимо также составлять инвестиционный или, соответственно, кредитный план.

После подготовки всех нужных операционных и финансовых бюджетов их можно объединить в общий мастер-бюджет компании, который отражает комплексную картину ведения дел. Эксперты рекомендуют составлять такой бюджет для каждого из структурных подразделений или направления деятельности организации. Такой подход упрощает принятие верных управленческих решений и способствует развитию и успешности предприятия в целом.